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10 conseils pour réussir le déménagement de son entreprise

10 conseils pour réussir le déménagement de son entreprise

Le déménagement de son entreprise est un enjeu capital et s’inscrit dans un projet dépassant le simple transfert des mobiliers d’un point à un autre. L’entrée dans de nouveaux locaux sera l’occasion de se débarrasser de matériels dépassés, de repenser l’organisation des espaces, etc.

Un déménagement mal préparé fera perdre un temps précieux à l’équipe et aux collaborateurs. Voici quelques conseils pour bien organiser votre déménagement.

1.  Faites un planning précis. Un déménagement se prépare plusieurs mois à l’avance. Afin d’être efficace, il est très important d’anticiper chaque étape.

2.   Triez, car un déménagement sera une bonne occasion de garder ou de jeter du mobilier. Il peut être parfois plus judicieux de racheter du matériel plus adapté aux nouveaux locaux que de transférer ses anciens bureaux.

3.   Choisissez un déménageur en fonction de différents critères. L’Organisation : le déménageur doit pouvoir garantir une coordination entre différents services (informatique, entretien, électriciens, etc.). Le Physique : il devra apporter des solutions quant au transport d’objets lourds ou fragiles, déplacement d’archives, passage par la fenêtre, etc.

4.   Définissez les charges. Plus concrètement, il s’agit de définir qui sera en charge des cartons, des transports, des déconnexions et des reconnexions. Plus le cahier des charges sera défini,   plus vous aurez une idée exacte du coût de l’opération.
 
5.   Impliquez vos employés afin que tout se passe bien. Vous pouvez désigner parmi vos collaborateurs des responsables dans chaque département. Ces personnes vous feront gagner un temps non négligeable dans l’organisation durant les changements de locaux.

6.   Etiquetez vos meubles et cartons avec des « codes couleurs » afin de faciliter le travail des déménageurs et d’éviter que les dossiers ne s’égarent. Prenez donc soin de bien attribuer à chaque élément une couleur et un emplacement de destination dans le nouveau local.

7.   Veillez au cadre légal, car comme pour un déménagement de particulier, les déménagements d’entreprise sont soumis à un régime de contrat de transport, et vous devrez faire une déclaration de valeur des biens en cas de dommage ou incident durant le transport.

8.   Installez une nouvelle ligne téléphonique vous permettant de ne pas interrompre l’activité de votre entreprise après le transfert. Assurez-vous que les lignes téléphoniques et connexions internet fonctionnent dès les premières heures de votre emménagement.

9.   Signalez votre nouvelle adresse auprès de tous vos fournisseurs, clients, organismes sociaux.

10.  Déménagez pendant le weekend, afin de ne pas perturber l’activité de votre entreprise. Il est recommandable de transférer son mobilier durant la fin de semaine.

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Déménagement