Portrait métier : assistante de direction

Nous avons rencontré Isabelle Mugnier, qui travaille au sein d’Implenia Construction SA depuis 4 ans et demi et occupe la fonction d’assistante de direction auprès de Monsieur Christophe Marchand (ndlr: directeur Genève d’Implenia Construction SA). Parallèlement à cela, elle travaille également pour la section Génie-civil et travaux hydrauliques, en tant que secrétaire-assistante.

Quel est votre parcours scolaire et professionnel ?

Je détiens un BTS MUC (Brevet Technique Supérieur en Management des Unités Commerciales).  Après l’obtention de mon baccalauréat, j’ai vécu durant deux ans en Angleterre, afin de perfectionner mon anglais. De plus, lors de mes divers emplois, j’ai suivi beaucoup de formations, ainsi que différents stages de remise à niveau.

Isabelle Mugnier

Avant de travailler chez Implenia Construction Sa, j’ai occupé divers postes très variés. La dernière entreprise dans laquelle j’étais employée était une plateforme d’achats où les produits étaient achetés et redistribués, en flux tendu, à nos clients. En collaboration directe avec les acheteurs et les assistantes magasins, je gérais alors les articles retenus pour être en promotion.

Après 12 ans passés dans cette entreprise, et comme aucune nouvelle perspective d’évolution ne se présentait, je me suis reconvertie dans le secteur Bâtiment/Ouvrages d’Art et Génie Civil. J’ai alors travaillé durant deux ans pour un consortium de quatre entreprises qui avait été composé pour la construction d’un ouvrage spécifique : le “tram du Bouchet”, à Genève. Les bureaux étaient placés sur les lieux des travaux, j’étais donc en contact régulier avec les ouvriers, aspect que j’appréciais beaucoup. En collaboration permanente avec le chef de chantier, la Direction des Travaux et les différentes entreprises du consortium, j’étais en charge du suivi administratif du chantier. C’est à la fin de cette mission que j’ai occupé le poste d’assistante de direction chez Implenia Construction SA.

Comment avez-vous obtenu ce poste ?

J’avais entendu qu’un poste d’assistante allait être créé pour le projet de construction du tram. J’ai donc envoyé une offre spontanée, obtenu un entretien et ma candidature a été retenue grâce à mon parcours professionnel, et ce, malgré que je n’aie pas d’expérience dans la construction. J’ai alors été formée en interne pour les spécificités du métier.

A l’issue de ces deux années passées sur le terrain, j’ai postulé dans chacune des entreprises du consortium. J’avais alors l’expérience requise et Implenia Construction m’a retenu pour le poste d’assistante de direction d’une part, et pour du secrétariat courant d’autre part. Au fur et à mesure, mon cahier des charges s’est alimenté, d’autant plus que diverses réorganisations de services ont eu lieu dans le département construction ces deux dernières années.

Quelles sont les tâches que vous effectuez ?

Mes tâches quotidiennes sont surtout alimentées sur demande de mon responsable, pour qui je reste l’intermédiaire principal avec les équipes du secrétariat et les conducteurs de travaux. Je suis chargée d’organiser son agenda, ses rendez-vous, de traiter son courrier, de gérer ses appels téléphoniques. Je participe également aux séances de direction, je suis donc amenée à préparer l’ordre du jour et rédige bien entendu le procès-verbal de séance. Je m’occupe également d’organiser les événements du département construction, internes et externes, tels que les repas d’entreprise (le repas de Noël pour 450 personnes environ : invitations, réservation de la salle, traiteur), les sorties clients (invitations, réservation du restaurant, choix des menus, déplacements,…). Enfin, j’assure tout travail de secrétariat que nécessite le poste d’assistante de direction, dont la constitution de dossiers, rédaction de courriers, de courriels d’informations aux collaborateurs, de comptes rendus.

Pouvez-vous décrire une journée type ?

Il est difficile de décrire une journée type car chacune d’entre elles est différente. La journée débute par l’ouverture du courrier, qui est distribué à chacun des intéressés après visa du responsable. Ensuite, je consulte ma messagerie, mon agenda et mon courrier papier “entrant” afin d’organiser les tâches de la journée. Bien sûr, les demandes de mon responsable passent en priorité pour tout besoin spécifique le concernant (courrier, appel téléphonique, diffusion d’informations aux équipes,…).

Quels sont les aspects qui vous plaisent et vous déplaisent le plus ?

J’aime mon travail et surtout la diversité des tâches quotidiennes. Toutefois, l’aspect “stress” peut être mal vécu pour une personne n’ayant pas l’habitude. En ce qui me concerne, j’apprécie le “bon stress” que je trouve motivant et boostant.

Quelles sont, selon vous, les qualités essentielles pour effectuer ce métier ?

Tout d’abord, l’organisation ainsi qu’une méthode de travail précise. En effet, il faut savoir gérer les priorités lorsque plusieurs demandes “urgentes” se présentent en même temps afin d’éviter de se disperser. Il faut bien sûr avoir un bon relationnel et aimer travailler en équipe tout en restant diplomate et savoir faire preuve d’une certaine autorité quand cela s’impose. De plus, savoir maitriser l’anglais est un atout non négligeable et toujours apprécié des employeurs.

Quels conseils donneriez-vous aux personnes désireuses d’effectuer ce métier ?

Les personnes souhaitant devenir assistant(e) de direction doivent savoir maitriser les outils informatiques, avoir une bonne expression orale et écrite, savoir rédiger les courriers, prendre des notes tout en écoutant. Il faut bien sûr faire preuve de discrétion et bien analyser les demandes afin d’éviter de perdre du temps.