Fiche n°3: Comment organiser une réunion efficace ?

Le travail en groupe est une occasion idéale pour profiter des ressources de chacun, partager et échanger des informations, des savoirs et des savoir-faire ; porteuse de valeur ajoutée, la réunion favorise aussi l’établissement de contacts sociaux en étant facteur de cohésion et d’identification à la collectivité. Pourtant, une réunion mal organisée et mal gérée devient vite contre-productive : participants qui s’ennuient, prises de paroles trop longues, hors sujets, organisateur discrédité… et perte de temps (et d’argent) pour tout le monde. Comment dès lors éviter les pièges et tirer pleinement partie de cette opportunité de travail ?

Tout d’abord, il convient de distinguer entre quatre types de réunions :la réunion d’information (transmettre une information et en vérifier la compréhension), la séance de créativité (comme le brainstorming, qui se prépare de manière très spécifique), et la séance de travail (résolutions de problèmes ou réunion périodique de partage de l’information et prise de décisions).

Cette dernière, la plus courante, s’organise et se gère en respectant quelques règles essentielles. Parmi elles, dix points sont à retenir pour conduire votre meeting de manière efficace :

Etre clair sur l’objectif concret de la réunion et le rappeler à tous au début ; il doit être clairement énoncé que le but de la réunion est d’atteindre cet objectif ;
Exiger de tous les participants une préparation. Leur demander, par exemple, de préciser les sujets sur lesquels ils vont intervenir ;
Accorder un temps précis de parole pour chaque intervention ;
Commencer et terminer à l’heure. Si la séance dure plus de deux heures, prévoir des pauses de dix minutes toutes les soixante minutes ;
Installer la salle selon le type d’interaction souhaité entre les participants;
Ne pas tolérer les interruptions. Les téléphones mobiles doivent être éteints;
Dispenser les personnes qui ne sont pas concernées. Placer au début de l’ordre du jour les questions intéressant l’ensemble des participants et libérer ensuite ceux qui ne sont pas concernés par les points plus spécialisés ;
Imposer des règles de savoir-être et les rappeler au premier écart : poser des questions plutôt que d’exprimer son désaccord, ne pas changer de sujet, ne pas interrompre la personne qui s’exprime, etc.
Lever la séance une fois que l’objectif est atteint ou que le temps prévu est épuisé ;
Evaluer le mode de fonctionnement de la réunion, le niveau de compréhension des informations et des objectifs présentés. Ce feed-back sera utile pour l’organisation de la prochaine réunion.

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