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Gérer ses tâches et workflows!

Notre quotidien est rempli de nombreuses choses à exécuter, du simple coup de fil à la rédaction complète d’un projet. Et nous sommes tous confrontés aux mêmes problématiques : comment ne rien oublier, faire ce qui est à faire au bon moment, et ne pas se retrouver bloqué par une tâche qui devait être faite impérativement avant une autre et qui a été laissé en suspens. Pour ne pas se retrouver submergé et tout oublier, voici quelques points à garder en tête:

1. N’ayez qu’un seul endroit où vous écrivez votre liste de tâches à accomplir; vous éviterez les bouts de papier et post-it perdus ;
2. Utilisez de préférence un logiciel pour la gestion de tâches; il en existe de nombreux sur le marché, mais Outlook suffira aisément pour la plupart d’entre-nous ;
3. Séparez les choses ; un dossier de tâches pour le professionnel, un autre pour le privé ;
4. Prenez l’habitude de noter tout ce que vous avez à accomplir sous forme de tâches; Vous serez sûr de ne rien oublier, cela mettra de l’ordre sur votre bureau et dans votre tête ;
5. Pour une activité qui demande plusieurs actions, décomposez chaque action et assignez-vous les tâches à accomplir dans l’ordre ; vous saurez toujours où vous en êtes et pourrez en rendre compte à n’importe quel moment!
6. Vous aurez donc créé un dossier pour chaque activité, avec un nombre de tâches par priorités à l’intérieur ;
7. Limitez-vous dans la journée; il ne sert à rien de lister l’ensemble de ce que vous avez à faire dans le mois sous la date d’aujourd’hui et de vous retrouver à nouveau débordé… ; mettez des deadlines réalistes ;
8. Dans le même esprit, ne labellisez pas toutes vos tâches sous « Urgent » , fixez de vraies priorités ; vous éviterez stress et frustration ;
9. A l’inverse, biffer chaque tâche accomplie vous permettra de vous rendre compte de votre efficacité; c’est aussi un excellent moyen de faire le bilan de sa journée ;
10. Passer d’une tâche à l’autre vous donnera le sentiment d’être mieux organisé, de prendre conscience de ce qui est accompli au lieu de se focaliser sur ce qui ne l’est pas, d’être davantage présent à ce que vous avez à faire et d’être plus efficace ; bienvenue dans le principe du « Next Action » !

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