Comment intégrer un nouveau collaborateur ?

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Si le premier contact à l’entretien d’embauche est crucial pour l’appréciation par le recruteur, l’accueil du premier jour est crucial pour la motivation du collaborateur. Les débuts de votre nouvelle recrue seront déterminants pour la suite des événements. C’est à travers l’organisation de cette période qu’il sera (ou non…) rassuré sur le sérieux de votre société et la valorisation de sa contribution. Si son entrée est ratée, les effets négatifs peuvent être durs à rattraper.
Comme pour de nombreux thèmes liés aux RH, le résultat est étroitement lié à une bonne préparation.

 

Voici quelques éléments utiles pour optimiser une arrivée.

  1. Donner l’impression que la personne est attendue Lui envoyer, quelques jours avant l’entrée en fonction, une lettre qui précisera le lieu, l’heure, les documents à apporter, la personne qui l’accueillera. L’accueillir avec cordialité.
  2. Annoncer son arrivée et sa fonction. Expliquer au personnel les raisons de l’embauche permet d’éviter des malentendus et de couper court aux rumeurs. C’est aussi une marque de considération envers toute l’équipe.
  3. Une place de travail propre en ordre. Eliminez les vestiges de l’ancien occupant des lieux (pensez aux tiroirs !) ; un bloc-notes neuf, une liste des téléphones internes actualisée feront la différence.
  4. Un PC neutre. Il convient de nettoyer la messagerie de l’utilisateur précédent, d’effacer l’historique, les téléchargements sauvages, les dossiers/fichiers inutiles. Cette opération révèle quelquefois bien des surprises !
  5. Organiser une visite de l’entreprise. Ceci permet de présenter la nouvelle personne, ses fonctions, ses responsabilités à ses collègues et vice-versa.
  6. Remettre et expliquer le programme de formation. Se sentir isolé au sein d’une équipe n’est pas bon pour le moral. Le programme de formation rassure, mais il faut s’y tenir !
  7. Rappeler les attentes, expliquer les points clés des différents règlements et la culture de l’entreprise… sans toutefois tomber dans un énoncé fastidieux !
  8. Organiser les activités des premiers jours. Rien de pire qu’un collaborateur qui s’ennuie. Risque élevé de démotivation…
  9. Attribuer un parrain ou une marraine. La désignation d’un parrain, qui a accepté au préalable cette tâche, règle le problème des questions que l’on n’ose plus poser. Le parrain est d’accord d’être dérangé sans arrêt et le fait volontiers.
  10. Faire le point à la fin de la journée, ensuite régulièrement. Il est d’important en fin de journée que le responsable fasse un débriefing. Ensuite le point sera fait régulièrement.