Effective Meetings Produce Results: Tips for Meeting Management

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An effective Meeting

Successful meetings need to be managed before, during and after they take place to make sure that you maximize the return on the time you invest in them.

Before the Meeting

If you want your meeting to get results, you have to make a plan. Look for people who can help you in this task and decide what you hope to accomplish by holding the meeting. Set your meeting goals and they will be the framework for governing the focus, agenda and participants. At the same time, be prepared to postpone a meeting rather than holding it without critical staff members being present.

Be sure that a meeting is the best way to accomplish your goals and that it is not being held just because it is convenient for you – you might be able to get the necessary information through email.

Provide the attendees with pre-work in advance of the meeting and make sure that they understand that it should be read, so they will be prepared and the meeting will be a success. You can provide charts, graphs, reading material or minutes from previous meetings.

During the Meeting

The meeting itself has to be interactive, so the attendees will commit and feel engaged. While meeting planning and the agenda are essential, an effective facilitator ensures the focus of the meeting is maintained. Make sure you refer to any pre-work during the meeting so that participants realize the importance of completing it prior to the meeting. Also, involve each participant in the accomplishment of the meeting goals to make sure that they feel personally invested in the topic and follow up. The follow up plan should include the actions to be taken along with the names of the people who have agreed to take responsibility for them, the deadlines for the actions to be completed and what criteria will indicate that the actions have been successfully completed.

After the Meeting

Circulate the minutes and action plan within 24 hours so people recall the discussions and rationale for the decisions taken and can get started on realizing their tasks. To improve the meeting outcomes, ensure you follow up with each person who has an action item before the next meeting to make sure that they are addressing their responsibilities. At the same time, foster a culture where everyone is accountable for achieving their results and where everyone is ‘conditioned’ to feedback on progress and outcomes, not failures in the next meeting. Finally, this feedback should also include everyone presenting their views on what is positive or negative about the existing meeting process so you can use it to improve future meetings. This same feedback can be used to debrief an entire project.

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Une réunion réussie

Pour réussir une réunion, il faut la gérer avant, pendant et après qu’elle ait lieu afin de maximiser le temps investi.

Avant la réunion

Si vous voulez que votre réunion produise des résultats, vous devez préparer un plan. Recherchez des personnes compétentes qui puissent vous aider dans cette tâche et décidez ce que vous espérez obtenir de cette réunion. Définissez les objectifs de votre réunion afin de produire un cadre bien défini. Dans le même temps, soyez prêt à reporter une réunion si celle-ci ne comporte pas de participants capables d’intervenir.

Assurez-vous que la réunion soit le meilleur moyen pour atteindre vos objectifs et qu’elle n’ait pas tenue juste parce que cela vous convient.

Fournissez aux participants des documents à l’avance et assurez-vous qu’ils les lisent avant la réunion afin d’être prêts lors de cette dernière. Vous pouvez fournir des graphiques, des tableaux ou les procès-verbaux des réunions précédentes.

Pendant la réunion

La réunion doit être interactive, ainsi les participants se sentiront engagé et par conséquent s’engageront. La planification des réunions et l’ordre du jour sont essentiels, mais pour une plus grande efficacité, un animateur doit assurer le bon déroulement de la séance. Assurez-vous d’utiliser ou de faire référence aux documents distribués au préalable. Ainsi, les participants verront à quel point il est important de prendre connaissance des documents avant la séance. De plus, impliquez chaque participant à la réalisation des objectifs de la réunion afin de s’assurer qu’ils se sentent personnellement investi dans le sujet et le suivi. Ce dernier doit inclure les mesures à prendre ainsi que les noms des personnes qui ont accepté d’assumer la responsabilité de celles-ci, les délais pour les actions à accomplir et les critères de ces actions.

Après la réunion

Faites circuler le procès-verbal et le plan d’action dans les 24 heures afin que les participants se rappellent des discussions et de la justification des décisions prises lors de la séance. Ainsi, ils pourront commencer leurs nouvelles tâches. Pour améliorer les résultats de la réunion, assurez-vous d’un suivi avec chaque participant qui dispose d’une tâche spécifique avant la prochaine séance. De ce fait, vous pourrez vérifier qu’ils font bien face à leurs responsabilités. De plus, favorisez une culture où chacun est responsable de la réalisation de ses résultats afin de ne pas obtenir de retard ou d’échec pour la prochaine réunion. Pour finir, soyez à l’écoute des participants pour qu’ils puissent présenter leurs points positifs ou négatifs concernant la réunion, afin de pouvoir les améliorer la prochaine fois.

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