IBT

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IBT, Institute for Business Technology, en tant que leader de l’amélioration de la productivité des cols blancs travaille en partenariat avec les entreprises sur tous les continents. Il s’agit d’accompagner dirigeants et managers, collaborateurs et équipes, départements et entreprises pour optimiser leur organisation.

Bruno Savoyat, Directeur d’IBT pour la France, la Suisse et les pays de la francophonie, nous livre quelques « secrets de l’efficacité » et quelques conseils pour mieux gérer son temps au travail. Il est l’auteur de ‘Les secrets de l’efficacité’, actuellement à sa quatrième édition. Bruno Savoyat, issu du monde de la psychologie et du social, a commencé sa carrière comme praticien pour ensuite passer à l’enseignement. Peu à peu, il reçoit des sollicitations pour accompagner des entreprises dans leur développement de personnel ainsi que dans leurs besoins de gestion de la communication, des ressources personnelles et des projets. Bruno Savoyat rejoint IBT en 1991 dans l’optique de développer la formation de consultants.

 

Bruno Savoyat, IBT

Bruno Savoyat © Catherine Ferret pour GBnews

IBT

Quel est le profil de vos clients?

Cela peut aller de l’entrepreneur autodidacte aux grandes entreprises ou multinationales. Le processus décisionnaire s’effectuera beaucoup plus rapidement dans une petite entreprise puisqu’il comprendra moins d’étapes de traitement de l’offre.

 

Pouvez-vous justement nous décrire plus précisément cette différence majeure entre une grande et une petite entreprise?

Les employés ont plus de facilité à évoluer dans une petite entreprise. Ils ont souvent un contact direct en travaillant dans des espaces communs plus restreints. C’est quasiment automatique : on se rend compte d’un problème, on décide et on change. La grande structure est bien plus bureaucratique ; ce qui peut retarder la décision et entraver l’évolution individuelle et organisationnelle.

 

Les barrières que vous rencontrez se situent-elles au niveau des individus ou plutôt à celui des entreprises.

On trouve évidemment des barrières procédurales en entreprise et des cycles de contrôle sans fin. Cela rend le changement difficile au niveau de la structure. Pour l’individu, il y a les barrières qu’il se met lui-même, parce qu’il se les imagine. Cela devient intéressant lorsque les gens s’en rendent comptent et opèrent un changement. Il y a aussi ceux qui se sont endormis à leur poste et qui ne savent plus pourquoi ils y sont. Dans ce cas, ils émettront souvent un refus de collaborer par réfraction, par souci de perdre leur confort.

 

Quel est pour vous l’élément clé d’une bonne gestion du temps?

La motivation reste le moteur de notre travail ! Quelle que soit la situation, j’ai appris que les personnes sont capables d’évoluer lorsqu’on les écoute et qu’on les aide à découvrir les avantages du changement. Ils retrouvent ensuite du plaisir et la responsabilité de leur tâche sur le lieu de travail.

 

Où se situe la responsabilité des managers – et de la hiérarchie en général – par rapport à l’encadrement efficace des employés?

C’est une responsabilité certaine. La plupart des managers sont stressés par leurs tâches, car il ne faut pas oublier que la plupart d’entre eux ont aussi des supérieurs hiérarchiques en général. Mais trop souvent en entreprise, on passe du temps à travailler sur des choses qui n’ont pas de valeur particulière pour l’individu ou l’entreprise. Du coup, il ne reste plus beaucoup de place pour les choses vraiment importantes. Dans une entreprise, tout se passe dans l’urgence, et les gens sont constamment surpris dans leur concentration. On voit des gens qui rentrent épuisés suite à une journée de travail tout en ayant le sentiment de n’avoir rien achevé. Certes, ceux-là ont passé leur journée à être très occupés, en mode réactif, ce qui diffère du mode productif. Le problème est que les étapes hiérarchiques d’une entreprise sont comparables à une cascade et l’urgence se répand depuis le sommet à travers chaque niveau de l’entreprise. Le rôle du manager est donc clé pour mieux contrôler la cascade.

Perte de temps

© Catherine Ferret pour GBnews

Quel est le facteur qui empêche les entreprises d’appliquer une bonne gestion du temps comme ‘Règle d’Or’ de leur entreprise ?

J’ai l’impression que l’entreprise se heurte au concept de ‘toute puissance’ hiérarchique. Les managers mettent la priorité sur leur responsabilité opérationnelle. Effectivement, ces dépenses sont prioritaires dans un budget d’entreprise. Face à cela, le manager craint de ne pouvoir justifier des dépenses supplémentaires en gestion de main d’œuvre et de ressources. Bien sûr, chacun a naturellement envie d’être productif. Notre démarche est celle entre autres d’augmenter la productivité pour justifier la rentabilité d’un poste.

 

Comment mesurez-vous votre performance après un mandat?

Nous effectuons des mesures avant et après un mandat. Dans un premier temps, nous demandons aux individus de juger eux-mêmes du changement à travers une prise de conscience, ce qui représente une mesure plutôt subjective mais vraie. Le plus intéressant est de constater les gains de temps, de concentration et de plaisir au travail. Nous avons également des outils de mesure identifiant les gains de temps réalisés au cours d’un mandat. Nous développons actuellement le ‘White Colar Productivity Index’ pour nos marchés. Ce système de statistiques puissants renforcera d’autant plus nos outils de mesure.

 

Quel est selon vous l’outil d’IBT le plus performant?

Le ‘Personal Efficiency Program’ (PEP) reste notre produit phare. Nous adaptons nos services et produits à la situation. A l’époque de la création du PEP, le mot ‘coaching’ n’existait pas encore et le PEP était le seul programme proposant plus d’accompagnement que de théorie pour renforcer les capacités décisionnelles des individus. Il reste donc un modèle en termes de changement d’habitudes dans le milieu professionnel et beaucoup d’entreprises en ont besoin. La demande la plus récurrente est liée à « l’enfer » de la messagerie électronique.

 

En 1985, Kerry Gleeson, créateur du programme PEP (Personal Efficiency Program), constatait que ses collègues banquiers retournaient une feuille huit fois en moyenne avant de débuter un travail. Aujourd’hui, retourne-t-on moins notre feuille blanche en entreprise?

Il est vrai que les gens retournent moins certains papiers. Mais le problème persiste. Pas plus tard qu’il y a deux semaines, un de mes clients s’est amusé à compter le nombre de fois qu’il visionnait un e-mail avant de le traiter, il est arrivé à plus de 50 fois ! Aujourd’hui, on retrouve plus ou moins le phénomène de la ‘feuille retournée’ à travers la messagerie électronique.

 

Vous êtes en charge du développement d’IBT pour la Suisse, la France, l’Afrique. La bonne gestion du temps est-elle culturelle?

Malgré les concepts universels d’organisation, ce sujet présente beaucoup de variables. Il y a quelques années, je développais notre présence en Côte d’Ivoire. Sur place, mes clients étaient très ouverts et engagés. De retour en Europe toutefois, aucun suivi ne s’effectuait malgré mes quelques relances. La culture peut constituer parfois une barrière au niveau de l’engagement, de la relation et du temps de traitement. Ceci confirme que la culture africaine est axée sur l’oral. D’un autre côté, certains mandats français m’ont épuisé !

 

Business et technologie

Vous étiez récemment modérateur d’une conférence sur le ‘Cloud Computing’. Il s’agit de la migration des outils informatiques physiques vers la sphère virtuelle. Les experts considèrent cela comme une meilleure gestion du temps et des ressources. Il s’agirait d’une révolution technologique, autant pour les entreprises que pour les particuliers. Selon vous, quel impact peut avoir le Cloud Computing en entreprise?

Les entreprises ne peuvent plus se passer des nouvelles technologies. Le Cloud Computing est un instrument d’amélioration de la productivité, de la gestion de l’information et des communications qui est devenu indispensable. Les gens en ont besoin dans la plupart des secteurs. Ce qui manque, c’est apprendre aux gens de ne pas devenir esclaves ou dépendants de ces technologies, mais plutôt à les gérer. Le Cloud Computing présente un potentiel immense. Je pense que si toutes les entreprises ne l’ont pas encore intégré aujourd’hui, c’est à cause des longs processus de décision interne. On note également que dans un département ou une équipe, les employés ont besoin de collaborer. Au lieu de se bombarder d’e-mails avec des documents lourds, autant partager un même document en le rendant plus vivant et efficace.

 

Dans son livre « Distracted : The Erosion of Attention », l’auteur américaine Maggie Jackson émet l’avis que nous évoluons dans une société de distraction à cause des nouvelles technologies. Selon elle, le manque d’attention envers les tâches que l’on effectue est une des causes majeures du manque d’efficacité, de stress – voir du burn out – et surtout de la perte de repères personnels. Soutenez-vous ces propos?

En grande partie, oui. Un jour, on a mis les gens en face de systèmes informatiques relativement complexes en les laissant se débrouiller. Les employés sont submergés par une masse de messages qu’ils traitent avec un manque de priorités. On ouvrira un e-mail plusieurs fois avant de recevoir un rappel pour enfin se décider à le traiter. Les gens se font morceler l’attention et perdent leur pouvoir de décision. Il n’y a plus de limites ; l’information arrive au destinataire qui se perd dans la masse informative au lieu de la gérer. Tous ces outils peuvent être des casseurs d’attention s’ils sont mal utilisés et des assistants incroyables s’ils sont correctement gérés.

 

Bruno Savoyat, IBT

Bruno Savoyat © Catherine Ferret pour GBnews

3 Conseils rapides pour mieux (se) manager:

Quel est votre objet indispensable pour une bonne gestion du temps.

C’est sans doute mon agenda électronique auquel j’accède le plus souvent avec mon IPhone. Ce n’est pas très pratique depuis un téléphone mobile, mais c’est la meilleure manière durant mes déplacements. J’utilise Lotus Notes qui me convient parfaitement puisqu’il centralise toutes mes actions.

 

Comment être plus efficace avec notre courrier électronique?

La première chose est d’arrêter les alarmes sonores. Sur Outlook par exemple, désactivez les 4 sortes de rappels différents. Les gens reçoivent une quantité énorme de messages qui est amplifiée par les alarmes et rappels. Ce sont des tueurs de concentration. Pour une micro décision, les gens préfèreront souvent mettre un rappel alors qu’elle pourrait être expédiée dans la minute.

 

Comment faire face au mobbing, ce harcèlement psychologique non reconnu officiellement, mais bel et bien présent en entreprise?

Très souvent, une clarification de la situation d’emploi apportera des solutions concrètes. Un employé doit savoir ce qu’il attend de son poste. Cela agira sur lui comme une couche imperméable au mobbing. D’un autre côté donc, les managers doivent être au clair sur ce qu’ils attendent d’un poste, de celui qui le remplit, ainsi que sur les besoins et capacités de leurs collaborateurs. Une personne ayant une personnalité très sociale pourrait se sentir mobbée si on la confine contre son gré dans un environnement de travail solitaire et reclus. La personne devrait pourtant apprendre à connaître sa personnalité afin d’identifier qu’une telle situation peut la faire basculer dans une vulnérabilité au mobbing. Il lui faut donc rectifier le tir, ou trouver ce qui lui correspond.

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