Un établissement médico-social communément appelé EMS est un lieu de vie qui accueille des personnes âgées qui ne disposent plus d’autonomie nécessaire pour vivre seule à leur domicile. Elles rejoignent donc les établissements qui leur offrent des prestations de qualité avec un encadrement dans un cadre sécurisant et elles pourront bénéficier des services de hautes qualités avec des professionnels qualifiés. Le résident est chez lui et c’est au personnel de s’adapter et de tout faire pour satisfaire leurs besoins. Le pensionnaire a droit au respect de ses croyances et à la bienveillance envers sa personne.
Le travail administratif dans un EMS englobe le secrétariat et la partie comptabilité.
Travailler dans un EMS, c’est avant tout se mettre au service des personnes âgées, exercer au sein de services interdisciplinaires, être en contact avec des résidents pour ainsi contribuer à leur confort de vie et à leur bien-être.
L’administration est le métier cœur d’un EMS. Elle englobe tout le travail administratif et financier ainsi que la gestion de la correspondance des pensionnaires.
L'assistante administrative s’occupe de la réception, de l’accueil et de l’orientation des visiteurs, des familles et des résidents. Pour cela, elle doit savoir être à l’écoute des personnes qu’elle rencontre, comprendre leurs besoins et faire preuve de bienveillance.
Ces qualités lui permettent également d’établir les formalités d’entrées et de sorties des résidents. Son sens du relationnel allié à son sens de la planification et de l’organisation sont également des atouts essentiels pour gérer le planning des pensionnaires pour des soins tels que la coiffure, la pédicure, ainsi que les réservations des repas des visiteurs. Organisation et aisance avec les chiffres complètent ses qualités pour pouvoir s’occuper de la caisse de réception et des dépenses personnelles des résidants.
La secrétaire réceptionniste en EMS doit également être orientées détails. En effet, elle est en charge du suivi des dossiers des résidents, des admissions et des entretiens avec les familles, ce qui lui demande d’être très attentive et minutieuse quant au traitement des données à caractère confidentiel.
Par exemple, on m’a confié la mission de faire passer des entretiens avec des familles de nouveaux résidents pour une signature du contrat d’accueil. Mes objectifs étaient de pouvoir animer l’entretien, expliquer le fonctionnement de l’EMS et les chartes de déontologie, d’être en mesure de répondre aux différentes questions usuelles (notamment financières et administratives) et de détailler les documents un par un.
Je préparais également toutes les réponses à apporter au regard des questions habituelles : financier, administratif, soins, etc. Je concluais chaque entretien avec la remise des livrets d’accueil de l’EMS. Pour réussir cette mission, j’ai dû faire preuve de pédagogie, d’organisation et surtout de méthodologie. Ces différents entretiens m’ont permis de développer mes compétences relationnelles, d’acquérir une communication fluide et de booster ma confiance pour une prise de parole.
L'assistante administrative use de son esprit méthodique, de son sens des priorités ainsi que de sa gestion multitâche pour gérer la centrale téléphonique, réceptionner, trier et distribuer le courrier, mais aussi le secrétariat, la boite mail et l’économat.
Ainsi, elle apporte aussi son soutien aux autres services en cas de besoin.
En parallèle au service de comptabilité, les tâches sont diverses, mais l’activité principale repose sur la gestion financière de l’établissement.
Concernant les résidents, l'assistante administrative s’occupe :
Concernant l’EMS, l'assistante administrative s’occupe :
Tout d’abord, l'assistante administrative en EMS doit posséder de l’intérêt pour le milieu médico-social, contribuer à l’accompagnement social des pensionnaires dans la gestion administrative et financière et travailler au cœur du métier dans toute sa diversité.
Elle doit démontrer de l’intérêt pour les chiffres, travailler avec rigueur et précision et posséder une bonne capacité d’analyse et un esprit logique. L'assistante administrative travaille de façon méthodique, avec une discipline et une concentration. Cela nécessite une application afin d’éviter toute erreur. Elle travaille en étroite collaboration avec les autres services interdisciplinaires.
Être assistante administrative dans un EMS, c’est avant tout avoir le sens du relationnel, une facilité de contact pour créer du lien avec les pensionnaires et leurs familles. Elle doit avoir le sens de l’écoute, de la patience et surtout apprécier le travail en équipe. Enfin, elle doit avoir le sens de l’organisation, savoir respecter les délais et surtout avoir une bonne gestion du stress.
Lectures complémentaires :
Assistante administrative : Secrétaire scolaire pour les écoles primaires
Assistante administrative : le bras droit du responsable
L’assistante administrative caméléon
Sources:
https://www.fegems.ch/metiers/secretaire-receptionniste-employe-de-commerce/
https://www.fegems.ch/metiers/comptable/
https://avalems.ch/travailler-en-ems/les-metiers-de-lems/
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