Regard sur le métier d’Agent en Information Documentaire

Les Agents en Information Documentaire sont des personnes ayant suivi un apprentissage et chargées des tâches courantes d’un centre de documentation public ou privé. Ils peuvent travailler dans des endroits variés, comme par exemple une bibliothèque, une médiathèque, des archives, ou encore un centre de documentation. Ils assistent dans leurs tâches les Spécialistes en Information Documentaire et sont chargés de réceptionner, cataloguer et classer les documents au sens large du terme, que ce soit des livres, des périodiques, des plans, des photographies, des parchemins, des papyrus, des cd, des dvd, et plus récemment des ebooks et autres supports électroniques.

Quels sont leurs activités ?

Elles sont assez diverses et variées et dépendent beaucoup du lieu de travail. Dans une bibliothèque ou une médiathèque, les contacts avec le public sont plus courant et ils travaillent plutôt en équipe. Aux archives au contraire, ils sont peu en contact direct avec le public, travaillent généralement seuls et passent souvent leur temps dans les dépôts. Dans un centre de documentation, ils se focalisent sur des thèmes précis, et souvent liés à l’actualité. La grandeur de l’entreprise influence aussi leurs tâches. En effet, dans une grande entreprise, leurs tâches sont plus spécialisées, alors que dans des structures plus petites, celles-ci sont plus générales. Leurs activités peuvent cependant être réparties en deux grandes catégories :

Une première catégorie plutôt administrative, liée à la prise en charge des documents :

1. Tout d’abord, il faut passer commande des nouveautés, effectuer la correspondance du centre de documentation, réceptionner et contrôler les livraisons et si nécessaire envoyer des rappels lorsque les commandes sont en retard ou qu’il existe une erreur dans la commande.
2. Une fois que les documents sont réceptionnés, ils les classifient, les cataloguent selon des normes préétablies, les indexent, et mettent à jour les instruments de recherche pour les lecteurs comme les catalogues, les inventaires, les bases de données, les sites internet et les bibliographies.
3. Ensuite, les documents sont cotés en fonction des critères choisis par l’institution afin qu’ils puissent être retrouvés dans les rayons. Il faut également les conditionner et les mettre en place.
4. Ils se chargent de remettre en état les documents abîmés, participent régulièrement aux inventaires et aux révisions des fonds.

La deuxième catégorie est plus sociale, étant en lien direct avec le public:

1. Ses tâches ici consistent à accueillir le public, à le renseigner, à l’aider dans les recherches et à lui expliquer le maniement des appareils et des catalogues mis à disposition.
2. Ils doivent aussi pouvoir faire des recherches documentaires sur les catalogues et les bases de données, effectuer le prêt et le retour des documents, envoyer les rappels lorsque les lecteurs sont en retard et ranger les documents rendus dans les rayons.
3. Surveiller la salle de lecture fait aussi partie de leurs attributions, afin de vérifier que rien n’est volé ou abîmé, que les lecteurs ne font pas trop de bruit, ou encore qu’ils ne mangent et ne boivent pas dans la salle de lecture, par exemple.
4. Ils tiennent le fichier des usagers à jour, ainsi que les statistiques de consultation ou de prêt.
5. Ponctuellement, il doit aussi monter des expositions, des manifestations et des visites du centre.

En quoi consiste une journée-type ?

Les journées ne se ressemblent pas. Certaines tâches peuvent sembler assez routinières parfois, mais chaque jour apporte son lot de nouveautés et de surprises.

Le travail commence par la lecture des emails et du courrier du centre de documentation, et par la révision du planning de la journée, afin de bien l’avoir en tête. Puis vient le temps du rangement des livres rendus la veille, afin que plus tard quand la bibliothèque ouvrira ses portes les lecteurs puissent les trouver. Ensuite, la bibliothèque accueille le public. La personne en charge de l’ouverture doit allumer les appareils électroniques, enlever le répondeur... Son rôle durant quelques heures est de renseigner les lecteurs, de les aider à trouver des documents si besoin, d’enregistrer les prêts et les retours, ainsi que de répondre au téléphone. Après quelques heures, un collègue prendra sa place. Un tournus est ainsi établi durant toute la journée pour que chaque employé soit à l’accueil.

Le reste de la journée est répartie entre les différentes tâches quotidiennes: conditionnement, catalogage, indexation, réparation des documents s’ils sont abîmés, don des anciens livres ou conservation dans un dépôt afin de faire la place pour des nouveautés…

La personne qui ferme la bibliothèque le soir devra mettre le répondeur, voir si tout le monde est bien sorti, éteindre les ordinateurs, compter la caisse…

Parfois, les employés participent aussi à des séminaires, des cours de formation continue, des conférences, ce qui permet aussi de rencontrer d’autres personnes du métier, de discuter et de voir aussi d’autres façons de faire.

Quels sont les qualités requises ?

Les Agents en Information Documentaire doivent avoir certaines qualités, notamment :

• Pouvoir s’adapter et avoir de l’intérêt pour les nouvelles technologies
• Pouvoir travailler tant seul qu’en équipe
• Avoir le sens de l’accueil
• Être curieux
• Avoir une bonne mémoire
• Être méthodique
• Être autonome et "débrouillard"

En quoi consiste la formation AID ?

Pour commencer cette formation, il faut avoir terminé la scolarité obligatoire. Certaines entreprises font aussi passer un examen d’admission. Après un apprentissage de trois ans, le nouvel Agent en Information Documentaire obtient un Certificat Fédéral de Capacité. L’apprenti suit une formation pratique de trois à quatre jours par semaine en entreprise, où il va apprendre l’aspect pratique du métier. A cet effet, il va faire le tour du centre de documentation, afin de toucher à plusieurs aspects du métier et d’avoir ainsi une vue générale. Cet aspect pratique est complété par une formation théorique à l’école qui dure de à deux jours. Voici les différentes branches enseignées :

• Acquisition, prise en charge des documents
• Catalogage et inventaire
• Conditionnement et préservation des documents
• Outils et procédés
• Allemand
• Anglais
• Recherches
• Administration
• Culture générale
• Sport

En plus, durant ces trois ans, trente jours sont organisés pour des cours interentreprises communs à tous les apprentis. Leurs but est de compléter la formation dispensée par l’entreprise. En outre, les apprentis peuvent effectuer un ou plusieurs stages pratiques de quelques mois, afin d’expérimenter la pratique d’une autre entreprise. A la fin de la formation, l’apprenti obtient un Certificat Fédéral de Capacité (CFC) d’Agent en Information Documentaire. Pour plus d’informations sur la formation AID

Quels sont les débouchés après le CFC ?

Les Agents en Information Documentaire peuvent travailler dans des institutions très variées après leur diplôme. En effet, ils peuvent exercer dans des archives, une bibliothèque, un centre de documentation public ou privé, un musée, une agence de presse… les possibilités sont nombreuses.

Ils ont également la possibilité de se perfectionner en choisissant d’aller plus loin dans les études :

• Maturité professionnelle avant ou après le CFC suivant les cantons.
• Bachelor de Spécialiste en Information Documentaire, sur trois ans à la Haute École de Gestion à Genève.
• Master de Spécialiste en Information Documentaire, sur deux ans à la Haute École de Gestion également.

De plus, des cours de formation continue sont organisés tout au long de la carrière par les différentes associations professionnelles, comme par exemple le Groupe Romand de Documentation, Bibliothèque Information Suisse ou encore la Communauté Suisse des Bibliothèques de Lecture Publique.

Source : http://ge.ch/formation/metier/agent-en-information-documentaire-cfc-agente-en-information-documentaire-cfc

photo credit: aussiegall via photopincc