Une des tâches importantes de l’assistante est la gestion de l'agenda et donc du calendrier de son chef.
Selon Joan Burge, fondatrice et CEO d’Office Dynamics International, tout est question d'attitude car l’assistante doit souvent faire preuve de capacités de leadership, non pas afin de mener les autres mais afin de s’organiser elle-même. Elle indique également que le développement de ces capacités pour elle-même, s'appliqueront aux autres de manière naturelle.
Une vision globale de l’emploi du temps du manager
Pour certaines assistantes qui ne voient dans leur rôle que celui d’une exécutante, l'attitude décrite par Joan Burge peut relever du saut quantique.
Il est intéressant de noter que Joan Burge nous propose d'aborder la journée de manière holistique, c'est-à-dire, d'inclure dans les paramètres de la journée les événements de la semaine précédente ainsi que les projets de la semaine suivante. Leur préparation implique peut-être davantage de travail de la part du manager.
John Rampton mentionne sur sa page Web "How to Effectively Manage an Executive Calendar", que tout le monde peut fixer un rendez-vous dans un calendrier en remplissant les trous et que c'est la considération de ce qui précède qui fera la différence.
Une tâche « Calendrier » qui dépend de paramètres extérieurs
Ce système ne peut pas être appliqué à toutes les situations, même s'il est optimal lorsque l'on sert des managers débordés. Expérience faite, beaucoup dépend de la culture d'entreprise, du caractère du manager, et autres paramètres. Dès lors, la clé d'un bon fonctionnement réside dans une bonne communication. Ce fait a bien sûr été mentionné par les deux sources.
Cependant, certains managers fonctionnent mieux dans un état de stress permanent et ils préfèrent des rendez-vous inscrits à bout touchant. Dès lors, ils arrivent systématiquement en retard aux réunions, se confondent en excuses et tout cela passe très bien auprès de l'auditoire car ce sont souvent de très bons orateurs.
En conclusion, il est à la fois important de bien connaître les habitudes de son manager et son fonctionnement, et surtout, de communiquer. Dans le pire des cas, il est judicieux d’inscrire dans son calendrier un temps de communication avec lui afin qu’un échange puisse avoir lieu sur les projets confiés et connaître ceux auxquels il devra faire face.
Sources :
https://www.youtube.com/watch?v=pfEfcrmjlTQ
https://www.calendar.com/blog/effectively-manage-an-executive-calendar/
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