La tâche « Calendrier » de l’assistante… une question d’attitude

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agenda

Une des tâches importantes de l’assistante est la gestion de l’agenda et donc du calendrier de son chef.

Selon Joan Burge, fondatrice et CEO d’Office Dynamics International, tout est question d’attitude car l’assistante doit souvent faire preuve de capacités de leadership, non pas afin de mener les autres mais afin de s’organiser elle-même. Elle indique également que le développement de ces capacités pour elle-même, s’appliqueront aux autres de manière naturelle.

 

Une vision globale de l’emploi du temps du manager

Pour certaines assistantes qui ne voient dans leur rôle que celui d’une exécutante, l’attitude décrite par Joan Burge peut relever du saut quantique.

Il est intéressant de noter que Joan Burge nous propose d’aborder la journée de manière holistique, c’est-à-dire, d’inclure dans les paramètres de la journée les événements de la semaine précédente ainsi que les projets de la semaine suivante. Leur préparation implique peut-être davantage de travail de la part du manager.

John Rampton mentionne sur sa page Web “How to Effectively Manage an Executive Calendar“, que tout le monde peut fixer un rendez-vous dans un calendrier en remplissant les trous et que c’est la considération de ce qui précède qui fera la différence.

 

Une tâche « Calendrier » qui dépend de paramètres extérieurs

Ce système ne peut pas être appliqué à toutes les situations, même s’il est optimal lorsque l’on sert des managers débordés. Expérience faite, beaucoup dépend de la culture d’entreprise, du caractère du manager, et autres paramètres. Dès lors, la clé d’un bon fonctionnement réside dans une bonne communication. Ce fait a bien sûr été mentionné par les deux sources.

Cependant, certains managers fonctionnent mieux dans un état de stress permanent et ils préfèrent des rendez-vous inscrits à bout touchant. Dès lors, ils arrivent systématiquement en retard aux réunions, se confondent en excuses et tout cela passe très bien auprès de l’auditoire car ce sont souvent de très bons orateurs.

En conclusion, il est à la fois important de bien connaître les habitudes de son manager et son fonctionnement, et surtout, de communiquer. Dans le pire des cas, il est judicieux d’inscrire dans son calendrier un temps de communication avec lui afin qu’un échange puisse avoir lieu sur les projets confiés et connaître ceux auxquels il devra faire face.

 

Sources :

https://www.youtube.com/watch?v=pfEfcrmjlTQ

https://www.calendar.com/blog/effectively-manage-an-executive-calendar/

 

Photo crédit : by Estée Janssens on Unsplash

Francoise Baroffio

Francoise Baroffio


I am an accomplished assistant with over 30 years of experience in various fields, including finance, for fiduciaries, banks and asset management companies - biotechnology and internal control.

My natural curiosity drives me to learn about the responsibilities and roles of a position in depth, so people can fully rely upon me. At the same time, it also means there is nothing I like more than meeting new people and immersing myself in new cultures, something which has lead me to not only master English, but also to spend over 10 years learning Chinese!

There are three main sides to my character :

- As an altruistic person, I am a team player and client satisfaction is paramount for me.

- I strongly believe that the key to good communication is to listen attentively and to provide clear explanations. This is another strength.

- At the same time, I can see the big picture. If given specific directives, I can foresee the problems which could arise and suggest or bring alternative solutions autonomously and pro-actively to my manager so we can have the best results possible.

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