Une assistante administrative peut faire la différence dans le bon fonctionnement de l’entreprise par son organisation, sa capacité d’adaptation et son sens relationnel. Elle ne fera pas les mêmes tâches si elle travaille au sein d’une fiduciaire ou d’une mairie. Elle aura donc besoin de s’adapter aux spécificités de chaque emploi.

Chaque secteur a besoin d’une assistante administrative, que ce soit un poste de police ou une grande banque, ce qui démontre son importance au sein d’une société. Toutefois, nous allons nous focaliser sur l’assistance administrative dans une entreprise de placement financier.

Les qualités

Pour exercer au mieux son métier, une assistante administrative dans un secteur financier devrait être organisée, à l’aise avec les chiffres, avoir un bon sens relationnel, être discrète, avoir de la rigueur et une bonne présentation.
Du fait que l’assistante administrative traitent des informations financières et personnelles de clients, il est primordial qu’elle soit discrète et respecte le secret professionnel quant à ces informations.

Les aptitudes

L’assistante administrative dans un secteur financier doit également faire preuve des aptitudes suivantes :

• Accueil et communication,
• Français irréprochable (vocabulaire, orthographe, grammaire),
• Français commercial (correspondance, prise de notes, PV),
• Dactylographie,
• Windows, Word, Excel, Internet et messagerie, Powerpoint,
• Calculs commerciaux.

De plus, l’assistante administrative dans un secteur financier, plus précisément spécialisé dans les entreprises offshore et Trusts, devra se familiariser avec les différents termes propres à ce secteur (par exemple en Anglais : KYC, FATCA, AML, Trustee, Settlor, etc.) et les différentes procédures.

Les tâches principales

Quelles tâches principales une assistante administrative dans un secteur financier devra en principe accomplir (Veuillez noter qu’il est difficile d’établir une liste précise vu que celles-ci varient d’une entreprise à une autre) ?

Tout d’abord, elle devra accomplir les tâches administratives classiques comme :

• Accueil téléphonique et physique,
• Suivi administratif des dossiers,
• Gestion de l’emploi du temps du manager et/ou de ses collègues,
• Organisation des voyages du personnel,
• Réservation de salles de réunion,
• Gestion du courrier entrant et sortant,
• Prise de procès-verbaux,
• Classement,
• Logistique (matériel de bureau, machine à café…).

Puis, d’autres tâches plus propres au secteur financier :

• Préparation et envoi de transferts financiers,
• Vérification de transferts financiers,
• Ouvertures de comptes bancaires,
• Création d’entreprises offshores et de « Trusts »,
• Gestion des dossiers « KYC » clients (physique+ base de donnée),
• Assistance avec différents formulaires d’investissements,
• Correspondance et suivi avec les clients et les banques.

La formation

A Genève, le métier d’assistante administrative, que ce soit dans le secteur financier ou tout autres secteurs exige au moins un CFC d’employé-e de commerce ou diplôme équivalent (ex : Diplôme Ifage d’assistant-e administratif-ve). La formation proposée comprend soit un apprentissage en entreprise, soit en école à plein temps pour une durée de trois ans. Le diplôme Ifage s’acquiert quant à lui en un an (20 heures hebdomadaires environ). Une fois un de ces diplômes en poche, l’assistante administrative se spécialise ensuite dans le domaine où elle travaille, et où on peut évoluer au fil de sa carrière.

Conclusion

En somme, une assistante administrative, dans le secteur financier ou autre, a un rôle clé et participe activement au bon fonctionnement d’une entreprise. Si vous êtes plutôt à l’aise avec les chiffres et les différents termes financier et/ou êtes très intéressé(e) par ce milieu, peut-être devriez-vous songez à devenir assistante administrative dans le secteur financier.

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