Le Fichier Central est considéré comme étant le cœur d’une banque. En effet, toutes les informations, documentations et modifications liées aux comptes sont stockées au sein de ce secteur d’un point de vue informatique et physique.
Le fonctionnement d’un Fichier Central
Le fonctionnement d’un Fichier Central peut varier d’une banque à une autre, mais la base reste la même. Un Fichier Central est un secteur qui est divisé en plusieurs services spécialisés dans un ou souvent plusieurs domaines. Par expérience, en général, diverses procédures y sont exécutées au sein du secteur.
La première concerne la constitution des dossiers clients :
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- Analyser les ouvertures des comptes clients
- Vérifier la documentation et sa légalité, sans risque potentiel
- Codifier les données des clients dans les systèmes
- Contrôler les codifications
Sécurité et recherche légale
De plus, une conservation de la documentation et des informations liées aux comptes clients existent d’un point de vue physique (dossiers stockés dans des armoires sécurisées) et d’un point de vue informatique évidemment. En effet, ce secteur est sécurisé. Seuls les collaborateurs travaillant dans ces services y ont l’autorisation d’accès.
Pour des questions légales, de sécurité et de confidentialité, un suivi de chaque document a également lieu. Pour ma part, lorsque j’étais à la réception de mon service (où j’accueillais les assistants, les responsables des comptes ou les caissiers), je devais également réceptionner les documents concernant les ouvertures ou modifications que les assistants nous transmettaient. Suite à cela, j’utilisais un programme interne, afin de saisir ces informations et de notifier le secteur, dans le but d'avoir accès au suivi du document pour savoir qui l’a en sa possession. Evidemment, en parallèle et selon le type de document, nous devions le classer dans les dossiers physiques.
Une tâche que j’adorais réaliser concerne les recherches légales. Il s’agit ici de demandes spécifiques faites par le Département du Légal concernant des clients en particulier ou des potentiels clients. Cela me plaît, car chaque demande et personne recherchée sont différentes. Cette tâche demande beaucoup de minutie, le sens de confidentialité, ainsi que de la précision dans la transmission du message au Légal.
Contrôle des documents
Quotidiennement, des tâches de contrôle sont effectuées. Nous recevons au sein du service des échantillons d’ordres de paiement, et nous devons contrôler si les ordres ont été accomplis de la façon adéquate, en respectant les lois et les règles internes. Vis-à-vis du montant, les exigences évoluent.
Nous contrôlons également tous les jours les signatures des documents originaux reçus au sein du service, que ce soit des quittances de caisse, des ordres de paiement, des clôtures de comptes. Ces derniers sont également une tâche que j’appréciais vivement opérer. En effet, il y a souvent un héritage suite à une clôture. Je devais analyser toute la documentation d’héritage, afin d’identifier les héritiers, et vérifier que toute leur documentation soit en ordre, et que la clôture puisse bien avoir lieu. Au cas où des documents étaient manquants, j’en informais l’assistant ou le responsable de compte concerné. Un sens analytique est donc requis.
Le service stocke et gère également en parallèle les clés de coffre. Cette gestion demande une grande minutie également, car les caissiers peuvent nous contacter à tout moment et les clés doivent être à disposition dans les minutes qui suivent. De plus, un contrôle de la personne qui emprunte la clé a lieu.
Les tâches ci-dessus ne constituent qu’une partie des rôles des collaborateurs au sein d’un Fichier Central. Dans le service où j’ai travaillé, et afin que le travail se passe dans les meilleures conditions, il fallait tout d’abord connaître toutes les procédures à exécuter. De plus, l’organisation et la gestion des priorités sont deux qualités primordiales, car quotidiennement chaque collaborateur a plusieurs tâches à réaliser, ainsi que des demandes urgentes. La gestion de la pression constitue donc une compétence importante.
L’utilisation de l’informatique
D’un point de vue informatique, plusieurs programmes sont utilisés (selon les services au sein du Fichier Central) avec le but suivant :
- Analyse des clients
- Codification
- Communication avec les gérants et assistants des comptes
- Numérisation (accès aux documents clients en ligne)
- Contrôle ordre des paiement
- Information des flux de documents
D’un point de vue général, pour devenir un collaborateur de Fichier Central, il faut déjà avoir une expérience bancaire. Un diplôme de Fichier Central est possible en se formant sur Vision Compliance.
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Source : geneve-finance.ch ; https://www.visioncompliance.ch/produit/diplome-collaborateur-fichier-central/
Photo credit : canva.com
