D’agent de réservation à assistante administrative – réceptionniste

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Avant elle travaillait en tant qu’agente de réservation, et maintenant elle travaille comme assistante administrative-réceptionniste.

La question que nous pouvons nous poser est : Y a-t-il réellement des points communs entre un agent de voyage et une assistante administrative ? La réponse est oui ! Regardons quelles sont les compétences transférables entre ces deux métiers.

Smiling young business woman on phone taking notes in office

Réception et accueil

Dans son ancien travail, son attitude positive lui a permis de rester souriante et son sourire s’entendait à travers le téléphone. Aujourd’hui, cette attitude l’accompagne quand elle répond au téléphone et quand elle accueille des visiteurs ou des nouveaux collaborateurs.

Étant le premier contact physique ou téléphonique, elle devait être courtoise, réactive et avoir une bonne présentation. La connaissance d’une ou deux langues étrangères était indispensable, l’anglais étant pratiquement toujours exigé. C’est toujours le cas en tant qu’assistante administrative.

Avant, elle identifiait les besoins des clients et donnait des conseils sur mesure. Aujourd’hui, elle est à l’écoute des besoins de ses supérieurs ainsi que de ses collaborateurs.

Avant, une fois compris les besoins des clients, les goûts et leurs budgets, elle envoyait des offres détaillées en rapport avec ce qui avait été discuté. Ensuite, elle effectuait les réservations en fonction de leurs choix. Elle devait assurer le suivi des dossiers et la facturation. Le sens du détail et de la précision étaient indispensables. Aujourd’hui, elle est toujours attentive aux besoins des collaborateurs grâce à son sens relationnel, son écoute et son empathie. De plus, elle s’occupe de la réservation des salles de conférence.

Organisation du département ou des voyages

Avant, elle réglait les questions administratives liées à leurs réservations forfaitaires et répondait à leurs requêtes en matière de loisirs. Maintenant, elle gère les dossiers des collaborateurs, l’organisation des plannings, le contrôle et la gestion des présences et des absences. Pour cela, elle fait appel à son sens de l’organisation afin d’anticiper les besoins des collaborateurs ou des clients. Son sens des priorités et du détail ainsi que sa résistance au stress lui permettent de travailler dans l’urgence afin de gérer les changements de dernière minute pour une entrée de collaborateurs ou pour l’établissement des documents de voyage définitifs.

Avant, elle s’occupait de la gestion de l’économat, du courrier (mail et poste), du classement de dossiers et de l’archivage. Aujourd’hui, ces tâches font toujours partie de son cahier des charges.

Formation des collaborateurs

Que ce soit en tant qu’agente de réservation ou en tant qu’assistante administrative, elle a formé de nouveaux collaborateurs, grâce à son sens de la pédagogie, sa patience et son sens relationnel. Un esprit d’équipe fort lui a également permis de prendre cette responsabilité.

Au final, le métier d’agente de réservation fait appel aux mêmes compétences que celui d’assistante administrative. En effet, l’écoute, le sens de l’organisation, la patience ainsi que la polyvalence sont les compétences essentielles à ces deux métiers qui demandent d’être orienté solution afin de répondre aux besoins des collaborateurs et des clients.

Photo credit: Elenathewise via iStock

Jocelyne Uwimana Jocelyne Uwimana

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