Une méthode en 3 phases pour gérer tous les projets 2 : Mise en œuvre des livrables

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livrables

Après vous avoir expliqué ce qu’est la gestion de projet, puis avoir étudié les 10 fiches de méthode 3P, nous allons traiter de la mise en œuvre des livrables dans ce troisième article. Nous vous expliquerons la conception du livrable et nous répondrons donc à la question : COMMENT FORMULER LA DEMANDE D’UN PROJET ?

 

A quoi sert la formulation de la demande dans la gestion de projet

La formulation de la demande vise des objectifs majeurs :

  • Présenter le projet
  • Évaluer la faisabilité du projet
  • Préciser l’objet et les objectifs à atteindre du projet
  • Officialiser la demande
  • Officialiser la nomination du chef de projet

Dans le précédent article, nous avons expliqué les trois phases de la méthode 3P qui sont :

  1. Phase 1 : Préparer
  2. Phase 2 : Piloter le projet
  3. Phase 3 : Progresser (fin du projet)

La formulation de la demande englobe la formalisation de la demande et la présentation du projet. Elle se situe donc dans la phase 1 de la méthode, c’est-à-dire dans la phase préparer.

 

Le mode opératoire

Comment formuler la demande d’un projet ? De façon schématique, la formulation de la demande englobe deux parties :

 

1. Formaliser la demande qui sert de description

Dans cette partie se trouvent cinq étapes :

  • Étudier la faisabilité

Cette étape consiste à cerner ou décrire le projet. Il sert à préciser le but du projet.  Il s’agit d’identifier les objectifs de performance selon les critères de coûts, de qualité et de temps ainsi que les marges de manœuvre (un objectif doit être mesurable, réalisable, négocié, partagé et individualisé). Il est également nécessaire de vérifier le niveau de complexité du projet en matière de risque et d’identifier les ressources (humaines et matérielles) nécessaires à la réalisation du projet.

Techniques ou outils utilisés : analyse des risques, analyse systémique et expression des besoins.

  • Vérifier la cohérence

Il s’agit à ce niveau de vérifier qu’il n’existe pas de projet concurrent et de s’assurer que le projet s’inscrit dans la stratégie globale de l’entreprise au travers de documents utilisés en management de projet, tels que le plan directeur, le schéma directeur, le projet d’entreprise, le projet d’établissement…

  • Prendre en compte l’environnement

Dans cette partie, il faut lister tous les éléments permettant de mieux appréhender le contexte dans lequel s’inscrit le projet (facteurs déclencheurs, contexte humain, facteurs techniques, environnement externe, caractéristiques du marché…).

Technique utilisée : analyse systémique

  • Identifier les fonctionnalités du produit

A ce stade, il faut lister toutes les fonctionnalités attendues par le produit à réaliser et s’assurer que les fonctionnalités répondent aux besoins exprimés par les futurs utilisateurs.

Techniques ou outils utilisés : analyse de la valeur, analyse fonctionnelle, conduite de réunion.

  • Rédiger la commande

Il s’agit ici de rédiger la commande en veillant à ce que le document soit compréhensible par tous, en particulier par les non-experts du sujet. L’officialisation écrite de la demande apporte une crédibilité certaine et un engagement fort de l’entreprise et du demandeur par rapport au projet.

Techniques ou outils utilisés : techniques de rédaction et de présentation, outils de bureautiques (Word, Excel, Project…)

 

2. Présenter le projet qui sert d’officialisation

A ce niveau, il faut choisir un chef de projet et officialiser le projet.

 

1. Choisir le chef de projet

Pour sélectionner un bon chef de projet, il faut s’assurer que celui-ci soit :

  • formé aux techniques de projet,
  • fiable, méthodique et organisé,
  • fédérateur, régulateur,
  • crédible devant le commanditaire et reconnu par les acteurs participants au projet.

Il est également fondamental de s’assurer de la disponibilité intellectuelle et en temps du chef de projet pour qu’il puisse mener le projet à son terme.

 

2. Officialiser le projet

Dans cette partie, le commanditaire doit :

  • s’entretenir officiellement avec le chef de projet pour lui remettre la commande ;
  • présenter les facteurs définissant le projet au chef de projet pour qu’il puisse le passer en mode projet : contexte, facteur déclencheurs, enjeux, objectifs de performance à atteindre.

Techniques ou outils utilisés : conduite d’entretien, outils de bureautiques (Word, Excel, Project)

De ce travail, il en ressort les deux premiers livrables de la méthode qui sont : la commande du commanditaire et la note de cadrage.

Dans le prochain article, nous nous pencherons sur le plan de communication et pour cela nous répondrons à la question : comment communiquer dans un projet ?

 

Sources : le kit du chef de projet, Hugues Marchat

Photo credit : Startupstockphotos via  pixabay.com

 

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Antoine Daingui Antoine Daingui

Analyste d'affaire, il est  spécialiste en management supply chain( Achats, Logistique, Approvisionnement). Le principal moteur de sa carrière consiste à amener  les personnes à se réaliser et à vivre heureux. Son passé riche et diversifié (il est Ivoirien, Canadien et suisse) lui permet de se connecter, comprendre et s'adapter à toute personne quels que soient leurs origines et antécédents.

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