Organisation : Comment améliorer la gestion du temps au quotidien?

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organisationLa planification désigne l’action de planifier, c’est-à-dire d’organiser logiquement les différentes étapes à l’avance selon un plan. Cela implique d’avoir un ou plusieurs objectifs à satisfaire tout en prenant les mesures nécessaires pour atteindre un but défini.

 

La planification, c’est décider d’avance

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Pourquoi planifier est-il important ?

La planification aide à vérifier si les objectifs sont accessible ou pas et c’est une étape indispensable à la réussite. Cela permet d’avoir une vision globale du projet. De plus, c’est un excellent moyen de contrôler ce qui a été fait ou pas et de savoir où vous en êtes. La planification est donc la meilleure stratégie pour gagner du temps et permet également de minimiser le risque d’échec. C’est pourquoi le fait de planifier ses actions à l’avance constitue un élément essentiel dans l’organisation du temps.

Le diagramme de Gantt

L’un des outils les plus efficaces pour représenter visuellement l’état d’avancement des différentes tâches qui constituent un projet s’appelle le diagramme de Gantt.

Petit exemple d’un diagramme Gantt :

organisationPour mener le projet à bien, le diagramme de Gantt répertorie toutes les activités à effectuer , et indique la date à laquelle celles-ci doivent être accomplies. Il s’agit du planning.

Organisation

L’organisation est un élément clef de la réussite professionnelle d’une personne. Réussir à la maîtriser dans son activité professionnelle est la garantie d’augmenter sa productivité et de s’échapper du stress. D’abord, tout se passe dans la tête. Une bonne organisation doit être au préalable élaborée en pensée. En effet, il est essentiel tout d’abord de bien clarifier le but à atteindre, de recueillir toute l’information pertinente, de chercher les meilleures alternatives pour le faire, puis de concrétiser la solution choisie dans un plan et une organisation appropriés.

Deux méthodes pour réussir vos objectifs

  1. Méthode = SMART

C’est une méthode qui permet une peu de “rationaliser” les objectifs.

  • Simple
  • Mesurable
  • Accessible
  • Réaliste
  • Temporel

Vous devez toujours vous fixer à court terme des but et objectif “accessible”.

  1. Méthode = Roue de DEMING

= P.D.C.A

= PLAN – DO – CHECK – ACT

= Préparer – Faire – Vérifier ‐ Réagir Plan

Quelques astuces pour mieux planifier et s’organiser

  1. Organiser pour être efficace. Organiser ses documents de travail et également son ordinateur pour retrouver plus facilement ce que vous cherchez.
  2. Clarifier ou définir vos priorités. Pour une bonne gestion du temps, se concentrer sur l’essentiel en distinguant l’urgence de la priorité, en utilisant par exemple ma méthode ABC = A : tâches prioritaires urgentes; B : Tâches moins importantes et moins urgentes; C : tâches de moindre importance qui peut attendre.
  3. Commencer chaque matin par planifier. Fixez les deadlines et rendez-vous importants, reportez les pense-bêtes des jours précédents.
  4. Êtes-vous du matin ou de l’après-midi? Organisez votre journée en fonction de vos moments les plus productifs.
  5. Se fixer des limites. Les limites de temps rendent plus supportables les activités désagréables, donc lancez-vous en vous imposant des contraintes horaires.
  6. Éliminer les ‘Peut-être plus tard’. Identifier maintenant ce qui vaut vraiment la peine d’y consacrer temps et efforts. Et oubliez le reste.
  7. Effectuer au moins une tâche qui vous plaît le moins en matinée. Cela permet d’éviter de la remettre à plus tard, indéfiniment.
  8. Séquencer les tâches complexes. Découpez les activités longues et fastidieuses en séquences.
  9. Ne pas se surcharger. Ne faîtes pas plus que ce que vous pouvez faire et surtout finissez une tâche avant de commencer une autre.
  10. Savoir s’arrêter et prendre une pause ! Au-delà d’un certain seuil, la productivité diminue.

Un travail organisé permet d’être efficace et de gagner du temps. Si ce n’est pas le cas, nous sentons vite débordés, nous stressons et les erreurs professionnelles s’accumulent. C’est pourquoi, une bonne organisation et une bonne planification sont des éléments essentiels pour anticiper les tâches à prévoir et surtout pour gérer son temps. Mais au final, c’est vous seul qui pouvez trouver une méthode qui  convient le plus à votre rythme.

Nous terminerons sur une citation de Nathalie Bureau, organisatrice professionnelle :

« Comme vous pouvez vous en douter, il est capital de bien s’organiser, puisque l’organisation vous permettra d’améliorer votre productivité, réduira votre stress et vous donnera plus de contrôle sur le temps, l’espace et les activités qui moulent votre vie! Être plus organisé signifie avoir plus de temps pour soi. L’organisation vous apportera également un grand sentiment de satisfaction personnelle et d’harmonie intérieure. Enfin, vous serez ceux et celles qui auront un contrôle sur leur vie. L’organisation vous procurera de l’abondance, puisque l’encombrement empêche la prospérité, la santé, le bonheur et l’argent de prendre leur place dans votre vie. Il crée des blocages physiques, mentaux et émotifs. L’espace ainsi libéré par votre plus grande organisation vous permettra de remplir votre vie de ce que vous aimez et chérissez. »

Sources :

https://www.assemblee.bi/IMG/pdf/PLANIFICATION-ORGANISATION-2.pdf

http://web2.uqat.ca/guidestrategies/organisation/savoirplus.php

http://coorganiz.com/guides/fr/organisation/organisation024/

http://www.blog-gestion-de-projet.com

https://www.lesaffaires.com/blogues/olivier-schmouker/les-10-commandements-d-une-parfaite-organisation-du-travail/583098/3

 

Photo credit : rawpixel; StartupStockPhotosgeralt via pixabay.com2KLDPDCA_Cycle via Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported;

Phinthip Sangthong

Phinthip Sangthong


Spécialiste en questions d’administration, d’organisation et de planification, ma mission est de vous aider à libérer du temps pour que vous puissiez vous focaliser sur vos objectifs professionnels.

Adaptable, flexible et capable d’effectuer rapidement toutes sortes de tâches administratives, je suis une collaboratrice fiable et polyvalente, qui s’implique afin de trouver des solutions à tous les problèmes que vous pouvez rencontrer en milieu professionnel. Mes supérieurs m’appellent « le couteau suisse », puisque je peux mener à bien des tâches aussi variées que multiples dans le respect des délais.

A l’écoute de vos besoins, j’identifie les actions à entreprendre et je les mets en œuvre, en y mettant tout mon savoir-faire afin de garantir votre satisfaction ainsi que celle de vos clients.

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