Dans n’importe quelles entreprises et domaines, que ce soit une PME, une multinationale, un hôtel ou encore un cabinet médical, une des premières personnes avec qui nous prenons contact, est la réceptionniste.
Son rôle est important, car elle représente la carte de visite de la société : « La réception est le reflet, l’image de la société. C’est la 1ère image qu’ont les visiteurs en arrivant ainsi que la dernière qu’ils garderont en partant. »
Réceptionniste : un métier d’accueil
Les tâches de la réceptionniste dépendent de la grandeur de l’entreprise. Nous avons choisi de vous présenter celles de la réceptionniste d’une industrie de renommée internationale.
Principalement, les tâches sont axées sur l’accueil des visiteurs ainsi que sur la responsabilité de la centrale téléphonique, mais elle est également en charge de différentes missions, comme :
- L’organisation de voyages (billet d’avions, visas, réservation de chambres d’hôtel)
- L’organisation d’événements (fêtes de fin d’année, Noël pour les enfants)
- La réservation de taxis, de restaurants
- La location de voiture
- Le contrôle des frais de voyage, notes de frais
- Le contrôle des badges d’accès
- Le service aux employés internes (renseignement, distribution de fournitures…)
La formation
En Suisse, il n’y a pas de formation spécifique de réceptionniste en général, mais la plus suivie afin d’obtenir un C.F.C est celle d’employé(e) de bureau ou de commerce
Une autre possibilité est de passer par l’hôtellerie afin d’obtenir un diplôme de réceptionniste d’hôtel.
Les qualités, les compétences et les connaissances linguistiques nécessaires
Le service à la clientèle est la base du travail. Il est important d’être aimable, serviable, souriant et la tenue doit être soignée. Étant donné que la confidentialité est primordiale, il faut savoir rester discret. « On voit tout, on entend tout, mais on ne dit rien et il est essentiel d’avoir un comportement exemplaire. »
Les connaissances des outils informatiques comme MS Pack Office et Internet sont nécessaires.
En effet, la réceptionniste doit souvent exécuter des travaux administratifs et faire des recherches sur Internet.
Ce qui est important, est d’avoir aussi les connaissances locales et utiles afin de pouvoir conseiller les visiteurs que ce soit pour un restaurant ou pour un magasin pour acheter des souvenirs.
Savoir parler plusieurs langues est un grand atout, surtout à Genève, qui est une ville internationale avec toutes ses organisations comme l’ONU, l’OMS, le BIT. Le français, l’anglais sont primordiaux et toutes autres langues représentent un atout.
Par exemple, il y a quelques années, j’ai eu l’opportunité de travailler pendant deux mois en tant que secrétaire-réceptionniste au sein d’une petite entreprise. Le côté polyvalent du poste m’a tout de suite séduite. En effet, je m’occupais du secrétariat de A à Z. Mon rôle consistait autant à répondre au téléphone qu’à rentrer des données dans leur système informatique. Mon empathie et ma bonne communication m’ont permis de pratiquer mes connaissances linguistiques, telles que l’allemand, avec mes collègues de Zürich.
Le choix du métier
En conclusion, la polyvalence et le savoir-faire rendent le métier très intéressant. En effet, il faut aimer le contact humain, et le service, comme accueillir les visiteurs et aller au-delà de leurs attentes.
NB : Le genre féminin a été adopté afin de faciliter la lecture. Le métier de réceptionniste s’adresse autant aux hommes qu’aux femmes.
Un remerciement particulier à Adeline et Margrit, mes anciennes collègues, qui m’ont aidée pour réaliser cet article.
Sources :
https://www.orientation.ch/dyn/show/2886?lang=fr&idx=30&id=31638
https://www.orientation.ch/dyn/show/2886?id=30435
Photo credit : Photo Mix de Pixabay
