Secrétaire réceptionniste, bien plus qu’un métier !

Print Friendly, PDF & Email

secrétaire réceptionniste

 

Une secrétaire réceptionniste doit être en mesure d’assurer la tenue d’une réception à l’accueil d’une structure de petite échelle ou de grande échelle.

Elle doit pouvoir assurer le secrétariat. En général, il s’agit de petits travaux délégués, soit par les secrétaires du back-office, soit par la direction ou les ressources humaines.

Les tâches qui peuvent lui être confiées varient selon le secteur de l’entreprise.

En général, pour la partie accueil, il s’agit de tâches de base et propre à sa fonction, telles que :

  • La réception physique et téléphonique
  • La tenue de l’agenda selon les différents besoins
  • Le renseignement clients
  • La réponse aux mails
  • La réservation des salles (conférences, réunions…)

Pour la partie secrétariat, les tâches sont généralement les suivantes :

  • La rédaction du courrier
  • La tenue de l’économat
  • La gestion des relances des clients
  • La mise à jour des différents tableaux Excel

 

Les pré-requis pour devenir secrétaire-réceptionniste

Les pré-requis pour commencer une formation dans le milieu administratif sont multiples. Il faut tout d’abord respecter les directives et savoir gérer les priorités. Il faut également aimer les chiffres et être analytique. De plus, avoir une bonne base en langues étrangères est recommandée (anglais, allemand, italien). Enfin, il est indispensable de se montrer à l’écoute des autres.

 

Traits de caractère personnel

Il y a tellement de personnalités variées, que nous ne pouvons pas avoir tous les mêmes traits de personnalité.

Il arrive des trouver des similitudes avec certains collègues (ou avec des camarades de classe), qui vont renforcer notre capacité à travailler ensemble sur divers projets.

Concernant les qualités indispensables d’une secrétaire réceptionniste, il m’est arrivé de devoir être réactive, flexible et organisée, tout en restant sociable et souriante. C’était le cas, par exemple, lors d’un emploi dans une réception du secteur médical. Quand il y avait trop de visiteurs et de patients d’un coup à la réception et qu’en plus de cela, le téléphone sonnait, il fallait prioriser les tâches pour satisfaire tout le monde. Bien entendu, lors des heures où nous étions deux à la réception, je pouvais compter sur le soutien de mon collègue, ce qui a renforcé mon esprit d’équipe.

 

Les formations pour le métier de la réception

Pour accéder à la formation de base pour être secrétaire réceptionniste, il est possible de passer par différentes structures, ce qui donne à ce métier un accès plus simple.

secrétaire réceptionniste

 

Possibilités d’évolution de carrière

Il existe différents types d’évolution de carrière possibles avec le CFC d’employée de commerce.

  1. Vous pouvez suive une voie toute simple, celle qui consiste à rester dans une entreprise à long terme et à pouvoir évoluer au niveau des postes et responsabilités avec des cours internes et externes.
  2. Il existe également des possibilités d’évolution par le biais de l’université ou des Hautes Écoles Spécialisées (HES). Dans ce cas, il faut, soit une maturité commerciale, soit travailler deux ans après le CFC pour s’inscrire en candidat non porteur de maturité. La seule filière non admissible avec ces deux conditions est la faculté de médecine.

Cet article permet d’identifier les envies, les besoins et les évolutions que chacun peut être amené à faire dans sa vie lorsqu’il ou elle fait le choix de faire le CFC d’employé de commerce. Cela permet également de se rendre compte des compétences et traits de caractères qu’il faudrait avoir ou acquérir lorsqu’on se lance dans ce type d’études.

Chaque secrétaire réceptionniste est différente, au niveau du caractère et des ambitions, car cela est propre à chacun.

Mais nous sommes toutes pareilles à un certain moment de notre vie, nous avons toutes fait le choix de rejoindre une administration pour pouvoir mettre nos capacités et nos valeurs en avant et devenir, dans un premier temps, porteur du CFC d’employée de commerce.

 

Credit photo : Image by piqsels.com

Deborah Rossi Deborah Rossi

Riche de 4 ans d'expériences dans l'administratif, bilingue français / italien et maîtrisant l'anglais, le domaine éditorial me permet de mettre mes compétences et connaissances sur "papier".
Je m'intéresse aux domaines suivants :
- Aux Ressources Humaines, plus particulièrement au recrutement et au placement
- A la réception, pour le contact humain

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.