Secrétaire technique : une spécialiste dans son domaine

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Une secrétaire technique est avant tout la personne responsable de l’administration qui s’est spécialisée dans un domaine particulier. Elle peut travailler dans divers domaines, tels que juridique, médical, immobilier, comptable, etc. Nous allons vous présenter le métier de la secrétaire spécialisée dans le bâtiment.

secrétaireLa secrétaire technique dans ce domaine se doit de connaître les spécificités de chaque corps de métier du bâtiment, comme par exemple la menuiserie, la serrurerie, la vitrerie, l’électricité, la plomberie, etc. Elle fait le lien entre son supérieur, le client et le technicien, tout en sachant rester discrète.

Mais quelles sont les fonctions d’une secrétaire technique ?

On distingue deux sortes de supports dans ses fonctions : le support administratif et le secrétariat technique.

En tant que support administratif, elle est amenée à traiter différentes tâches, qui font partie intégrante de celui-ci, telles que l’accueil physique, le renseignement, parfois technique et le conseil à la clientèle. Elle gère aussi les appels téléphoniques, les courriers/courriels et l’agenda, l’actualisation des bases de données, le classement et l’archivage de documents.

Le rôle du secrétariat technique est de savoir gérer avec rigueur les dossiers techniques et leur suivi administratif : les demandes d’offres et les commandes fournisseurs, l’envoi des devis, la facturation et le planning de tous les projets, et ce, par priorité. Elle doit garantir la satisfaction de la clientèle et entretenir un bon relationnel.

La satisfaction de la clientèle

Le premier contact avec la clientèle est primordial. Pour cela, la secrétaire technique doit mettre en confiance le client dès l’accueil téléphonique. Ensuite, elle doit obtenir le maximum de renseignements pour chaque demande, et ce, afin d’avoir de solides bases pour établir un dossier succinct, le tout avec un grand professionnalisme ayant pour but de satisfaire la clientèle. Chaque appel téléphonique peut aboutir à un client potentiel. Et un client satisfait est un client fidèle.

La connexion entre client et technicien

Une fois l’ouverture du dossier établie, elle doit s’assurer d’envoyer le technicien adéquat pour chaque requête. En effet, chaque technicien a sa spécialité, la menuiserie, la vitrerie et la serrurerie. Ensuite, il faut s’assurer que le dossier soit abouti, c’est-à-dire que le technicien puisse faire les recherches indispensables concernant le matériel à utiliser suivant les normes en vigueur, l’estimation du temps nécessaire à l’exécution des travaux, le dessin éventuellement d’un croquis, l’évaluation du prix qui doit tenir compte des charges de l’entreprise. Il faut également contrôler que le devis soit envoyé au client dans les plus brefs délais, afin de permettre à celui-ci de l’étudier, d’y apporter d’éventuelles modifications et enfin de l’accepter ou de le décliner. Le cas échéant, il faut se demander pourquoi et essayer de trouver une autre solution.

Certaines périodes de l’année peuvent être plus chargées que d’autres, à savoir l’été et la fin d’année. Les clients désirent que les travaux programmés soient exécutés avant leur départ. Cela leur apporte une certaine sécurité et sérénité.

Où travaille la secrétaire technique dans le bâtiment ?

La secrétaire technique spécialisée dans le bâtiment peut travailler pour l’une des nombreuses entreprises de bâtiment existant sur le marché, soit des entreprises de dépannage dans divers corps de métier, comme ceux déjà cités, soit des bureaux d’architectes.

La formation

L’obtention d’un CFC d’employée de commerce, voire un apprentissage dans une entreprise de bâtiment vous est indispensable. Ainsi, vous pouvez acquérir de l’expérience et devenir un professionnel.

De par sa multitude de tâches avec des compétences diverses telles que l’organisation, la rigueur, la discrétion, la sociabilité, la faculté d’adaptation, et l’aisance dans le relationnel aussi bien avec votre responsable, vos collègues, vos fournisseurs et autres interlocuteurs. Ce métier vous apportera une grande richesse en connaissances techniques et vous apprendra à savoir discerner les besoins des clients et les apports des techniciens.

Photo credit : Rawpixel Ltd via iStock.com

Lucinda Ecoffey Lucinda Ecoffey

Avec mes 13 dernières d’années d’expérience dans le support administratif technique, mes capacités d’adaptation m’ont aidé à évoluer dans multiples environnements et à m’acquitter des tâches requises avec discrétion et confidentialité dans des secteurs aussi variés que le domaine médical, commercial et de services, de même que dans un cabinet de notaires et avocats.
De nature dynamique et sociable, je m’intègre facilement aux nouveaux environnements et m'épanouis dans le relationnel. Ma persévérance et mon sens de l’écoute m’ont toujours permis de répondre aux besoins et aux attentes des clients.

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