Assistant de direction : un chef de projet pour la vie !

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Les compétences d’un chef de projet ou d’un assistant de direction ne peuvent se résumer à gérer des tâches et des priorités. L’organisation et la planification n’est que la partie émergée de l’iceberg. Son cahier des charges, son rôle et sa position en font un acteur stratégique essentiel, un véritable liant qui se doit de comprendre son environnement, le contexte et les enjeux. Pour ces deux acteurs, la clé du succès repose plus souvent sur le savoir-être que sur le savoir-faire. D’ailleurs, les éventuelles carences de ce dernier sont bien plus faciles à combler.

 

« La porte du changement ne peut s’ouvrir que de l’intérieur »

Un projet introduit par définition du changement. Il remet donc en cause la position des acteurs les uns vis-à-vis des autres, leur pouvoir dans l’organisation et leur autonomie. Ils vont donc développer des stratégies individuelles et collectives pour s’adapter à ce changement. Ces stratégies peuvent aussi bien être des leviers que des freins pour le projet. C’est pourquoi il est indispensable que le chef de projet analyse les enjeux du projet pour les acteurs et identifie les réactions possibles de ces derniers afin de concevoir des plans d’action adaptés.

L’assistant de direction doit lui aussi apporter une attention toute particulière au facteur humain. Le monde de l’entreprise regorge de changements sans pour autant passer par la case projet. En tant que bras droit, homme de confiance des décisionnaires, il est quelque part un quotient émotionnel, des yeux et des oreilles bienveillantes au service du top management. Naturellement, prendre des décisions c’est faire des malheureux, mais consulter l’assistant de direction pour une décision délicate permet généralement de pondérer ou de confirmer telle ou telle décision et ainsi d’obtenir l’adhésion naturelle du plus grand nombre.

 

 « La chose la plus importante en communication, c’est d’entendre ce qui n’est pas dit »

Dans la phase de clarification, le chef de projet doit pouvoir traduire la demande et formaliser le besoin de manière à identifier correctement le problème posé. Mais pour ce faire, il doit être armé d’une communication sans faille. En effet, il est primordial de garder une chose essentielle à l’esprit : la définition même du terme besoin, c’est ce qui est exprimé ou non, car jugé implicite.

Cette capacité d’écoute est tout aussi cruciale pour l’assistant de direction. Il doit être capable de définir la demande avec précision afin de pourvoir la traduire en objectifs plus concrets et ainsi obtenir une vision claire des attentes et des contraintes en termes de délais, coûts et performances.

Tout comme le chef de projet, l’assistant de direction doit s’assurer que le message reçu corresponde à l’objectif du message délivré. Noyer les gens dans de l’information est plus que contre-productif, c’est dangereux. En effet, ils ne prendront même plus la peine de la lire et ainsi le jour où une information capitale sera envoyée, le risque qu’elle ne soit même pas parcourue est très élevé.

C’est pourquoi, le chef de projet ou l’assistant de direction doit impérativement adapter le message délivré aux différentes cibles, selon l’objectif visé. Cette approche orientée ‘valeur ajoutée’ oblige bien souvent l’émetteur à varier son message tant par son contenu, que par sa forme et son support.

 

 « Seul on va plus vite, mais ensemble on va plus loin »

Alors certes, le chef de projet va œuvrer tel un capitaine de navire sur lequel ‘tout’ repose. Mais il ne pourra le faire sans les autres. Il doit être capable d’expliquer, de convaincre et de fédérer les équipes qui l’entourent. Pour cela, diplomatie, empathie et pédagogie sont certainement les ingrédients essentiels. En effet, les conflits naissent bien souvent d’une maladresse ou d’une incompréhension, bref d’un simple malentendu.

L’assistant de direction doit lui aussi faire preuve d’empathie et d’assertivité à bien des égards. En tant que véritable liant entre les différents services, il doit savoir endosser le rôle d’entremetteur et de rassembleur. Chacun de ses interlocuteurs doit se sentir écouté, utile et respecté. Il doit faire preuve d’une loyauté irréprochable vis-à-vis de sa direction tout en favorisant le collectif. Ces deux aspects ne se contredisent en rien, bien au contraire.

Le chef de projet ou l’assistant de direction dispose donc de compétences similaires en bien des domaines, tant sur le plan humain que sur le plan technique. Ce dernier aspect n’a volontairement pas été abordé, car il relève plus de processus, de techniques et d’outils qui peuvent varier selon la méthodologie choisie. Une chose est sûre, c’est que ces deux acteurs occupent un poste particulier et sensible pour votre organisation, certes, pour une durée limitée dans le temps concernant le chef de projet, mais dans les deux cas la seule véritable question à se poser est ‘pouvons-nous lui donner les clés de la maison ?’

 

Les opinions exprimées ici sont uniquement les miennes
Photo credit : pixabay/3dman_eu

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Hervé Chetaud Hervé Chetaud

J’ai forgé mes compétences au fil d’un parcours professionnel où Service et Solution sont les maîtres-mots. J’ai toujours été un acteur stratégique essentiel, un véritable liant qui comprend son environnement et les enjeux.

Mon savoir-faire s’inscrit dans une continuité qui me permet de répondre à un cahier des charges opérationnel ambitieux avec une rigueur et une adaptabilité sans faille.

En tant que manager, je développe des relations de travail basées sur la confiance. Je favorise la communication et le partage d'idées afin de créer un environnement où les gens se sentent impliqués.

Je suis homme de confiance armé de solides connaissances techniques, mais surtout d’un savoir-être qui place le facteur humain et le collectif au cœur des succès.

Mon parcours et responsabilités :

  • 3 ans, Responsable 'Qualité et Back-Office' : Produire le Reporting et les procédures Qualité, à l'échelle de l'entreprise
  • 6 ans, Business Analyst : Simplifier ou automatiser les tâches et processus métier
  • 9 ans, Responsable 'IT Business Applications' : Gérer et organiser le travail d'une équipe de 8 Business Analysts, fixer et contrôler le budget
  • 4 ans, Chef de Projet : Migration de l'ERP métier sur SAP / Création d'une fondation et de son site internet / Organiser les nouveaux bureaux
  • 2 ans, Responsable Administratif, Assistant Personnel du CEO : Homme de confiance, responsable de tout l'opérationnel

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