Assistante administrative dans une PME : la tour maîtresse du château fort 

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Rôle de l’assistante administrative

Pour une assistante administrative, intégrer une équipe au sein d’une petite entreprise axée sur l’administratif, le commercial et le service après-vente requiert une flexibilité, une ouverture d’esprit, une grande disponibilité et une grande polyvalence.

Elle doit connaître les dossiers afin d’être à même de répondre aux questions variées des collègues et des clients et elle établit de bons contacts avec ses interlocuteurs pour faire circuler fluidement les informations et mettre en place une bonne communication.

L’assistante administrative peut travailler à la réception d’un office qui reçoit des usagers avec diverses demandes d’aides financières ou administratives. Au guichet, elle doit faire face à diverses situations qui peuvent générer du stress auprès des usagers, c’est pourquoi il faut les accueillir avec de l’empathie, sans toutefois s’impliquer émotionnellement et se protéger.

Elle met alors un point d’honneur à les aider à résoudre le problème pour lequel ils font appel à nos services. Le calme est de mise dans ce contexte particulier. En effet, elle doit faire preuve de diplomatie lorsque l’usager est mécontent, lui expliquer la situation et lui faire comprendre calmement les choses.

 

Assistante administrative : la tour maîtresse de l’entreprise

L’assistante joue un rôle clef dans la bonne manœuvre d’une entreprise. Elle est le rempart entre les collaborateurs et les clients et peut être comparée à la tour maîtresse du château fort. Pour cela, elle privilégie les contacts, a un sens de l’écoute développé et sait se mettre au service de l’autre.

Elle doit aussi avoir le sens de l’initiative pour améliorer les procédures administratives en vigueur, pour un service plus efficace et apprécier de travailler de manière autonome. Elle peut développer les tâches administratives du secrétariat afin de contribuer au bon développement de la société.

Il est primordial d’avoir un goût prononcé pour la diversification et de posséder de nombreuses cordes à son arc qui s’acquièrent avec l’expérience dans de petites structures. La pluralité de compétences est requise pour organiser la planification d’un agenda, pour gérer des commandes et établir des offres.

Bien évidemment, les tâches inhérentes à l’administration ne seront pas les mêmes si l’assistante administrative travaille auprès d’une banque, d’une agence immobilière (régie), d’un service de l’Etat ou encore d’une entreprise du bâtiment. Une expérience dans divers secteurs administratifs apportera une valeur ajoutée à la société et fera la différence pour le bon fonctionnement d’un bureau.

 

L’assistante qui s’adapte : le caméléon

Elle doit s’adapter aux spécificités de chaque emploi et posséder des ressources multiples pour être à même d’atteindre un objectif. Tel un caméléon, elle change de couleur, oscille et se balance entre diverses tâches, en évaluant les besoins du secrétariat.

C’est à elle d’adapter et de structurer le contenu d’un courrier en fonction de la situation. Elle se doit également de chercher les informations nécessaires pour effectuer le travail et pour respecter les règles exigées selon les divers établissements et sociétés, afin d’offrir un service d’excellence.

Elle est amenée à assumer et à endosser de nouvelles responsabilités et à avoir du plaisir à travailler de manière autonome pour s’harmoniser avec ses devoirs. Elle s’adapte à de nombreuses situations, de la gestion quotidienne de l’administration à la mise en place d’un secrétariat, en passant par la préparation de divers documents ou les diverses démarches à réaliser pour participer à des foires et des salons ou organiser des événements sur le canton de Genève.

Dans ce cas, elle va télécharger et remplir le document officiel de demande d’autorisation pour manifestation, pour solliciter la permission de l’organiser et l’envoyer à la commune du lieu de l’événement, entre 30 et 60 jours. Les décisions sont adressées directement par les diverses autorités concernées.

Dès réception des préavis, l’assistante commence à établir les liens avec les exposants. Elle les rencontre et leur envoie les modalités de participation (formulaire d’inscription, bulletin de versement, règlement clairement édicté) afin que la manifestation se déroule parfaitement, et que les exposants participent en connaissance de cause. A réception des inscriptions, les confirmations pourront être envoyées et la publicité préparée (plans des stands, flyers à distribuer, banderoles, roll up, site web).

 

Ecoute et respect

Un atout supplémentaire serait d’affectionner l’interaction humaine et de se surpasser, particulièrement au service de l’autre et à l’écoute de l’autre, dans le souci du respect mutuel. Toute interaction positive entre chaque interlocuteur procure du plaisir et de la motivation à évoluer dans le même milieu. Il en résulte une collaboration plus fructueuse et plus constructive.

 

“Le succès n’est pas la clé du bonheur. Le bonheur est la clé du succès. Si vous aimez ce que vous faites, vous réussirez.” – Albert Schweitzer

 

Lectures complémentaires :

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Les assistantes administratives, un corps de métier au coeur de toute entreprise par

Assistante de gestion administrative : une collaboratrice indispensable par

 

Photo credit : Imgorthand via istock.com

Sylvia Crea Sylvia Crea

J'ai favorisé ma flexibilité et mon ouverture d'esprit tout au long de ma vaste expérience professionnelle dans divers secteurs comme le social, l’immobilier et la banque en tant que secrétaire- assistante administrative.

Mon goût prononcé pour la diversité de tâches inhérentes à l’administration, au commercial et au service après-vente, me vient de mon expérience dans de petites structures.

De la gestion quotidienne de l’administration à la mise en place d’un secrétariat en passant par la préparation de divers documents pour la participation à des salons, j’aime assumer de nouvelles responsabilités et j’ai du plaisir à travailler de manière autonome.

Je suis disponible : j'affectionne l'interaction humaine et je performe particulièrement à être au service et à l’écoute de l’autre dans le respect. En outre, à titre personnel, j’ai à cœur d'aider les autres dans toutes les démarches administratives qui touchent les domaines de la vie courante.

"Le succès n'est pas la clé du bonheur. Le bonheur est la clé du succès. Si vous aimez ce que vous faites, vous réussirez." – Albert Schweitzer

Comments

  1. Gerson Moise

    Bravo Sylvia pour ta vision.
    L’article ci-dessus est très stratégique et en effet suivant les cas, l’AA peut être un levier de croissance.
    Bon succès

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