L’assistante de direction : Une coordinatrice d’équipes 

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assistante de direction

 

Le métier d’assistante de direction requiert des compétences diverses, mais indispensables comme la coordination, la gestion d’équipe, le management, la facilité d’adaptation face aux changements de situation. Il est également nécessaire d’avoir un sens aigu du détail, de la rigueur, ainsi qu’une parfaite connaissance de son environnement, du bon sens, et de la curiosité, afin de se tenir au courant de ce qui se passe au sein de l’entreprise.

L’assistante de direction peut travailler dans deux types de configuration.

  1. L’assistante de direction est responsable hiérarchique d’une équipe (ou d’une personne). Elle assume toutes les facettes du management.
  2. L’assistante de direction est coordinatrice d’une équipe. Le ou les managers des collaborateurs coordonnés par l’assistante conservent le management hiérarchique. Cette seconde configuration relève souvent « d’un grand écart… » pour l’assistante de direction.

 

Le management hiérarchique

Il est important de bien déterminer le rôle de l’assistante de direction au sein de l’entreprise afin de pouvoir établir les limites à savoir, ce qui relève de son cahier des charges et donc strictement de son ressort, de ce qui sera validé avec les membres de la hiérarchie avant son action.

C’est aussi l’occasion de fixer les différents appuis dont elle aura besoin en cas de doute, de conflit ou de difficulté dans le management, la création de rendez-vous périodiques de supervision et de critères d’appréciation de sa mission de manager. Elle devra également veiller au bon déroulement de sa mission, au climat au sein de l’équipe et à la productivité de celle-ci.

 

Le management fonctionnel

L’appui de l’assistante coordinatrice sera prépondérant, car de celui-ci vont dépendre les risques de confusion dans la position de chacun. L’équilibre qui règne entre managers, collaborateurs et assistante doit permettre de dégager un plus, une valeur ajoutée.

Pour les managers, l’assistance coordinatrice leur permet de se dégager du suivi quotidien de la répartition des priorités, ainsi que de la gestion des charges de l’animation de l’équipe des collaborateurs.

Pour les collaborateurs, elle est un référent qui assure une équité quant à la charge de travail, à la diversité et à l’intérêt des missions, mais aussi la fluidité de la communication entre chacun.

L’assistante coordinatrice acquiert, quant à elle, des compétences managériales de suivi, de cadrage et d’animation d’équipe.

 

Les règles d’or pour bien manager une équipe performante

Manager une équipe demande de savoir motiver, dynamiser, ainsi que mieux communiquer avec les collaborateurs, afin d’avoir une prise de décision intelligente et un travail d’équipe efficient.

 

1. Passer du management vertical ou pyramidal…

L’information part du sommet pour atteindre la base, passant d’échelon en échelon de façon bien ordonnée. Ce management donne peu de place à l’expression individuelle et à la remontée d’idées de la base vers le sommet. Il peut être cependant utile lors de décisions méritant de faire appel à un schéma traditionnel.

 

…à la gestion horizontale

Ce type de management horizontal mêle les collaborateurs issus de plusieurs départements de l’entreprise autour d’un même projet, afin de permettre un puissant travail collaboratif, une circulation rapide de l’information, partagée par tous, et un enrichissement permanent des documents de travail, répondant à la nouvelle génération, plus exigeante et à la recherche d’immédiateté.

La gestion horizontale privilégie donc l’information, la réactivité, la collaboration à l’enfermement souvent trop rigide, ou à la déperdition des informations dans les niveaux hiérarchiques. Elle s’adapte bien au monde actuel qui évolue toujours plus rapidement, tout comme le marché de la concurrence.

 

Les avantages de la gestion horizontale

  • C’est un excellent moyen d’améliorer la flexibilité dans la prise de décision ; moins de paliers doivent être franchis pour faire bouger les choses.
  • Cela permet d’augmenter l’implication des salariés. Ils sont désormais parties prenantes dans le développement de certaines stratégies, ce qui est fondamental pour fidéliser les équipes et permet également de révéler le potentiel de certains collaborateurs.
  • La cohésion entre les équipes est renforcée. La communication entre les différents départements acteurs du projet étant favorisée, quel que soit le niveau hiérarchique, cela facilite la connexion entre les personnes.
  • Les projets transversaux ont souvent une issue bien plus performante que les projets classiques, car un plus grand nombre d’expertises est mis à contribution.
  • Travailler de manière horizontale permet une meilleure transparence auprès des équipes dans la conduite des opérations de l’entreprise.

Cependant, il faut faire attention à ne pas négliger un certain cadre, avec des règles précises, un code moral et éthique, afin que tout le monde puisse collaborer en bonne intelligence.

Les coordinateurs doivent être en phase avec leur nouveau rôle, à savoir faciliter la vie des collaborateurs dont ils ont la charge, être le relais de communication entre eux et la direction. Une formation et un suivi par des coachs spécialisés sont essentiels pour les accompagner dans ce rôle.

 

2. Encourager l’intelligence collective

L’assistante coordinatrice se doit d’encourager les bons comportements des collaborateurs, d’apprendre comment les impliquer, de les dynamiser, de les motiver et si besoin de les recadrer. Il est de sa responsabilité d’animer l’équipe, afin d’en assurer le bon fonctionnement, et de ce fait, d’appréhender le fonctionnement de chaque collaborateur en faisant preuve d’intelligence émotionnelle et en trouvant comment mobiliser chacun d’eux, afin d’atteindre les objectifs.

 

3. Mettre en place une structure organisationnelle claire

Chaque collaborateur a besoin d’avoir des tâches claires et une méthode de travail précise. Pour ce faire, l’assistante doit avoir des compétences organisationnelles, afin de piloter l’équipe et de mettre en œuvre la répartition du travail.

 

4. Donner une nouvelle dynamique de groupe

La gestion ne consiste pas uniquement à gérer les conflits, mais également à mieux communiquer et à créer du dynamisme dans le groupe. Pour ce faire, il faut instaurer un team building régulier. Les relations humaines jouent une part essentielle dans la cohésion d’équipe, il faut donc penser à un mode de management fluide facilitant la communication, avec la participation de chacun.

 

5. Accompagner le changement en s’équipant des bons outils informatiques

La coordinatrice doit se munir d’outils informatiques adaptés, afin de lui permettre d’accompagner sa gestion de l’équipe. Elle pourra ainsi suivre en temps réel les performances du personnel et leur productivité, ainsi que les coûts financiers, afin de pouvoir les justifier auprès de la direction. Elle tient également un agenda pour un meilleur management et suivi des formations.

Voici entre autres, quelques outils informatiques :

  • Netframes.co permet de mieux travailler en équipe. La plateforme organise le travail autour des projets, documents et groupes de travail. Il centralise et structure l’information, organise les circuits de partage et de validation de documents et fluidifie la communication, permettant ainsi une gestion d’équipe plus efficace et engageante.
  • SocialJS Projet est doté de fonctionnalités pour toutes les parties prenantes. Les utilisateurs naviguent sur une plateforme collaborative et un tableau de bord intuitif. Le manager a, quant à lui, une vision d’ensemble de l’avancement du projet en temps réel, et sa hiérarchie peut ainsi ajuster sa gestion des ressources humaines et financières et ainsi gagner en agilité.

 

Voici quelques fondamentaux indispensables à l’assistante de direction pour manager efficacement une équipe, où règne une bonne qualité de vie au travail, une bonne communication, de bonnes relations entre les différents services ou collaborateurs. Cela lui permet ainsi d’atteindre les objectifs fixés par sa hiérarchie.

 

Lectures complémentaires :

Être assistante personnelle : Mission (im)-possible! par

 

Sources :

https://www.coapta.ch/blog/travail-en-equipe-partie-3-coordination/

https://www.appvizer.fr/magazine/operations/gestion-de-projet/gestion-equipe-nos-5-regles-pour-un-management-efficace

https://www.ldsconseil.fr/comment-coordonner-une-diversite-dactivites-et-faire-cooperer-des-equipes-aux-contraintes-et-objectifs-differents

https://www.blog-assistantes.fr/2010/06/08/assistants-de-direction-comment-manager-votre-equipe/

https://www.roberthalf.fr/blog/management/organisation-horizontale-transversale

https://www.mondedesgrandesecoles.fr/management-pyramidal-management-horizontal/

Photo credit : theevening via iStock.com

Muriel Jacquemoud-Jaquier Muriel Jacquemoud-Jaquier

Assistante de direction et assistante médicale depuis de nombreuses années, je suis quelqu’un de dynamique et polyvalente. A l’aise avec le travail d’équipe mais également autonome, j’apprécie le contact humain.
Ma devise est « Nous sommes que des petites gouttes d’eau mais lorsque nous travaillons ensemble nous pouvons construire quelque chose de grand et de magnifique, tel un océan. ».

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