Comment rédiger un “business email” parfait in English

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how to write a good business email

Dans mes articles précédents, j’ai examiné l’anglais formel et informel.

L’anglais formel est très utilisé dans le monde des affaires. Il doit notamment être utilisé lors de la rédaction de courriers électroniques professionnels.

Dans cet article, j’explique certaines des règles et conventions non écrites des courriels d’affaires en anglais, et comment le fait de pouvoir rédiger de bons courriels d’affaires ou business email aide à développer les relations d’affaires.

 

Utiliser un anglais formel

En dehors des points abordés dans cet article, évitez les emojis et les points d’exclamation. Ils donnent l’impression que le message n’est pas professionnel.

 

Les salutations dans votre business email

La façon dont vous vous adressez aux gens au début de votre business email est importante.

Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, utilisez l’un ou l’autre :

To whom it may concern (très formel) = A qui de droit (en français)

Ou

Dear Madam/Sir,

Si vous connaissez leur nom mais que c’est la première fois que vous leur envoyez un courriel, utilisez uniquement leur nom de famille.

Pour un homme, Dear Mr Smith,

Pour les femmes, utilisez Ms.

Jamais Mrs ou Miss.

 

Ligne d’objet

Soyez bref et descriptif dans votre business email. S’il y a des pièces jointes importantes, indiquez-les dans la ligne d’objet.

 

Soyez bref

Essayez d’être aussi bref que possible. Les informations doivent être directes et précises.

Certains d’entre nous reçoivent 50 courriels par jour et n’ont pas le temps de lire des informations sans importance, à la recherche de la phrase importante. Par ailleurs, l’ensemble du message doit pouvoir tenir sur l’écran de l’ordinateur, sans qu’il soit nécessaire de le faire défiler pour en lire davantage.

En outre, n’utilisez pas au début d’un courriel “J’espère que ce courriel vous trouvera en pleine forme” ou même “J’espère que vous allez bien”.

Allez droit au but, s’il vous plaît.

 

Paragraphes

Des phrases courtes. Des puces lisibles.

Je suggère que chaque phrase constitue un nouveau paragraphe. Pour le destinataire, c’est plus facile de parcourir rapidement le contenu.

N’hésitez pas non plus à utiliser des puces pour faciliter la recherche des informations importantes. De même, vous pouvez utiliser du texte en gras dans votre business email.

 

Utilisez une signature électronique d’aspect professionnel dans votre business email

Mettez en évidence votre nom, votre entreprise et vos coordonnées. Cela renforcera votre crédibilité et votre professionnalisme. Rendez le design intéressant. Pour savoir comment créer une bonne signature de courriel, cliquez ici.

 

Évitez de poser de multiples questions

En général, moins vous posez de questions, plus la réponse est bonne. Si vous avez besoin de plus d’informations, demandez s’il est possible de parler au téléphone.

 

Du formel à l’informel

Lorsque vous communiquez avec la même personne dans une autre entreprise pendant quelques semaines ou quelques mois, vous pouvez constater que le langage passe lentement du formel à l’informel.

Pour certains, cela fait partie du développement d’une relation d’affaires. Par exemple, les e-mails du début peuvent commencer par “Cher Monsieur Holmes”. Si la correspondance se poursuit, elle peut se transformer en un simple “Bonjour”.  De même, le langage utilisé peut lentement devenir moins formel. Si vous voyez cela se produire, ne soyez pas surpris, et suivez sagement !

 

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Image : depositphotos

Addison Holmes Addison Holmes

I am a writer and teacher. My professional focus is on teaching language skills to ESL students. My management experience in the private sector and with various international organisations has led me to specialise in teaching business English. I work to ensure that business people who need to use English as a second-language can understand, and can be understood and better express themselves in their professional field.

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