Coup de projecteur sur le métier de coordinatrice de projet

Une réunion Zoom, une heure, une rencontre. Claudia nous présente son poste de coordinatrice de projet pour une entreprise d’articles d’hygiène et de cosmétiques.

Ses missions

En tant que coordinatrice de projet, Claudia répond à quatre grands principes.

• Planifier
  Une coordinatrice ne s’occupe pas d’un projet, mais de projets. Chaque semaine, elle veille à ce que le rétroplanning soit respecté, que les délais prévus ne se télescopent pas et permettent à chacun de réaliser ses tâches. Ses semaines sont ponctuées de réunions avec les filières mondiales de l’entreprise durant lesquelles les collaborateurs passent en revue toutes les activités. Une attention aux détails, ainsi qu’une lecture fine des situations sont les qualités sur lesquelles elle peut compter pour ne pas se laisser déborder par une mission. En plus du calendrier, ses réunions lui permettent de s’informer de la faisabilité d’un projet et de ses coûts de production. Des informations qui lui seront nécessaires en cas de questions.
• Superviser 
  Comme au cœur d’une grande machine, chaque rouage d’un projet doit faire son œuvre à la perfection. Claudia s’assure que les intervenants ne minimisent pas les difficultés rencontrées. Elle n’hésite donc pas à multiplier les questions, parfois insistantes, pour en être convaincue. Un rôle de contrôleuse des travaux qui nécessite assurance, sens de la négociation et de la diplomatie.
• Soutenir 
  Claudia n’est pas en contact direct avec les clients, mais avec les account managers qui réceptionnent leurs demandes. Plaque tournante des informations, elle est la personne de référence. Elle leur apporte son soutien et répond à leurs questions. Pour assurer ce support technique, elle use de son sens de la pédagogie et exploite les données récoltées au cours de chaque réunion.
• Analyser
  Des projets, son entreprise en gère des centaines dans le monde. Certains sont couronnés de succès, d’autres abandonnés ou récupérés par la concurrence. Quels facteurs influencent ces projets ? Avec sa vision d’ensemble, Claudia analyse leurs indicateurs de performance. Extraire ces données est une chose, en tirer des leçons en est une autre :

Faire remonter les chiffres à la direction ne suffit pas. Il faut les interpréter et comprendre quelles en sont les raisons sous-jacentes.

En plus d’un sens analytique et d’un regard global, cette tâche se réalise d’autant plus aisément si on suit les tendances et l’actualité. Un exemple ? Le port du masque dans la lutte contre la propagation du COVID-19 a entraîné une nette hausse dans l’utilisation des bains de bouche contre la mauvaise haleine…

Un parcours enrichissant 

En parlant avec Claudia, j’ai voulu savoir si elle pouvait s’appuyer sur un aspect particulier de sa formation ou de ses expériences professionnelles passées pour gérer ses missions. Une caractéristique se montre très utile : son parcours atypique. Contrairement à certains de ses collègues, Claudia n’a pas de formation scientifique et a travaillé dans des univers professionnels très différents.

Avec une formation à l’École Hôtelière, puis des expériences dans des multinationales au rayonnement international, tout comme des petites structures, elle a développé une flexibilité et une polyvalence qui la servent chaque jour. Ella a appris à maîtriser de nombreux aspects de son métier actuel sur le terrain et sa capacité d’adaptation l’a grandement aidée.

Toutefois, face à certains collègues du même âge qui ont commencé leur carrière dans l’entreprise, elle se sent, en toute logique, moins experte que ceux qui la connaissent comme leur poche. Le temps fera évidemment son œuvre.

Le logiciel incontournable

Bien qu’elle ait énormément appris sur le tas, il y a toutefois une compétence qui lui a fait défaut : la maîtrise totale d’Excel. Le tableur l’avait, bien sûr, accompagnée tout au long de sa carrière, mais c’est avec ce poste qu’elle a réalisé qu’elle ne le maîtrisait pas complètement. Elle a donc dû apprendre très vite et seule.

C’est une réalité de la formation académique en Suisse romande, la maîtrise du célèbre tableur peut passer à la trappe, si on ne suit pas une formation axée sur l’économie ou la finance. Nombreux sont les universitaires à entrer dans le monde professionnel en ne connaissant que les notions du logiciel.

Une entrée dans l’entreprise à distance

Année 2020 oblige, Claudia a vécu son premier jour de travail, et tous ceux qui ont suivi, à distance, en télétravail quasi complet. Cela lui a-t-il compliqué les choses ? Pas du tout. Son travail se fait en grande partie à distance. La majorité des collègues avec lesquels elle interagit sont basés ailleurs qu’à Genève. Le télétravail se montre ainsi parfaitement adapté à la situation. Toutefois, la distance a impacté la création de liens avec les autres collaborateurs du site genevois.

Elle regrette néanmoins une formation un peu expéditive. En travaillant depuis la maison, elle a en effet eu l’impression d’avoir été rapidement « lâchée » au milieu de ses nouvelles missions. D’autant plus que son entreprise ne repose pas sur des procédures bien établies. Elle, qui a travaillé au préalable dans une entreprise pharmaceutique, a été surprise de ne pas retrouver des procédures aussi régulières dans une entreprise de cette taille.

Le mot de la fin

Un conseil pour les futures coordinatrices de projet ? La vue d’ensemble est primordiale. Faire ce métier nécessite d’être méticuleux, mais on ne peut se permettre de consacrer trop de temps à un seul et unique projet. Il ne faut donc pas hésiter à prendre de la hauteur.

Et, enfin, un coup de cœur à partager ? Oui, et non des moindres. Malgré ses très nombreux contacts avec les bureaux suisses et internationaux, elle se réjouit que chaque interaction se fasse de manière aussi cordiale. Faut-il pour cela remercier le caractère avenant de ses collègues ou la culture d’entreprise qui favorise cette ambiance agréable ? Elle n’en a aucune idée, mais en profite pleinement !

Merci à Claudia pour cet échange fort instructif !

Lectures complémentaires :

Le métier de project manager face au COVID-19 par Emmanuel Sanga

Dans la peau d’une assistante de communication par Océane Diambwana

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