Dans la peau d’une assistante de communication

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assistante en communication

Pour s’assurer que l’image d’une entreprise se diffuse sans accrocs, l’assistante de communication se doit de garder l’œil sur tout. Absolument tout.

Petit tour d’horizon d’un métier multiforme, qui nécessite autant le sens de l’organisation, de la diplomatie qu’un esprit créatif.

 

Assistante de communication : Un chef d’orchestre en coulisses

Qu’elle agisse pour le compte d’une PME ou d’une grande entreprise internationale, l’assistante de communication participe au maintien de l’image positive de la société pour laquelle elle travaille.

Elle répond à deux règles de conduite :

  • S’assurer du parfait déroulé des actions de communication
  • Mettre en place des messages de promotion adaptés aux publics ciblés

Promouvoir des projets bancals n’est bénéfique pour aucune entreprise. L’assistante de communication consacre donc une grande partie de ses heures de travail à superviser l’entièreté des projets ou événements. En effet, la réalité est qu’une assistante de communication est aussi une assistante de projet. Elle résume les besoins de chaque intervenant, prévoit des plannings qui supportent l’imprévu, rédige des briefings clairs et surveille la production ou la logistique dudit projet (la vérification de bons à tirer est son quotidien).

Point de ralliement de toutes les informations, l’assistante de communication s’assure que tous les partenaires d’un projet, internes et externes, sachent exactement à quel moment intervenir. Le tout dans la bonne humeur et l’esprit collaboratif, car, comme chacun sait, chaque projet réserve son lot de surprises et de retards. L’assistante de communication a par conséquent un sens de la diplomatie à l’épreuve de ses nombreux interlocuteurs et exécute les mails « récap » et les To-Do Lists comme personne.

Une fois cette coordination mise sur de bons rails, elle s’attèle à la promotion. Elle publie les contenus pertinents sur les plateformes digitales, réalise des supports de communication, rédige des newsletters pour les contacts médias et se sert de mailings ciblés pour s’assurer que l’information arrive à bon port.

 

Une boîte à outils polyvalente

Si Excel demeure indispensable à la réalisation de rétroplannings, l’utilisation d’un CMS (Content management system) comme WordPress est inévitable quand il s’agit de la publication en ligne.

En fonction de la taille et des moyens dont dispose l’entreprise, l’assistante de communication peut également emprunter la casquette du graphiste. En maniant InDesign, Photoshop et Illustrator, elle applique les règles typographiques aux textes des supports de communication et effectue des retouches photo. Elle met son sens créatif au service de l’image de l’entreprise.

Si cette dernière dispose d’un service de graphistes, l’assistante de communication collabore au quotidien avec eux, notamment en leur fournissant tous les éléments dont ils ont besoin (texte, images, détails techniques, délai, ainsi qu’une idée de l’ambiance visuelle recherchée). Une sensibilité esthétique se montre alors fort utile durant les séances de brainstorming avec l’équipe créative.

 

Le sens de la formule

L’assistante de communication doit savoir rédiger. La définition du ton à adopter dépendra bien sûr de l’auditoire (ou personas), mais surtout de la ligne éditoriale déterminée par l’entreprise.

L’assistante de communication doit donc :

  • Susciter l’intérêt du public
  • Répondre efficacement aux questions et délivrer les informations clairement
  • User d’une plume fluide qui s’acclimate parfaitement aux formats choisis

Cette dernière étape est cruciale. Écrire pour une entreprise aujourd’hui signifie écrire pour son site internet et ses réseaux sociaux, tout autant si ce n’est plus que pour ses formats print.  Affiches, slogans publicitaires, brochures, posts sur LinkedIn ou Instagram, communiqués de presse, descriptif d’un produit sur un site d’e-commerce… La plume de l’assistante de communication possède de multiples facettes. Sensible à l’attention limitée du lecteur sur les écrans, elle comprend les codes de la rédaction pour le web, ainsi que les techniques SEO qui optimisent le référencement sur les moteurs de recherche.

Pour ce faire, il est primordial de favoriser notamment :

  • Les phrases et paragraphes courts
  • L’utilisation d’intertitres et de listes à puces pour aérer le texte
  • L’intégration de mots-clés, tags et liens
  • Une syntaxe directe

Étant donné que les contenus de qualité occupent les premières places des recherches internet, l’assistante de communication a tout intérêt à adopter un style précis et à s’intéresser au storytelling (ou l’art de raconter une histoire afin de délivrer un message efficacement). En plus d’avoir une bonne connaissance de son sujet, de la culture générale, ainsi qu’un accès aux manuels de grammaire et autres dictionnaires des difficultés de la langue française. Métier de contact s’il en est, elle maîtrise au minimum le français et l’anglais.

Quels programmes peuvent aider l’assistante de communication à rédiger efficacement, me demanderez-vous ? Les méthodes d’écriture n’évoluent pas avec la même frénésie que les moyens de diffusion des messages. Si des créateurs de contenus utilisent aujourd’hui des logiciels extrêmement performants et bourrés d’options à l’exemple de Scrivener, la plupart d’entre eux se servent de programmes de traitement de textes classiques comme Word.

Parce qu’une seule fonction est à la fois basique et déterminante : le suivi des modifications de l’onglet Révision. Pourquoi ? Car une assistante de communication est une rédactrice, mais aussi une correctrice. Qu’ils soient destinés aux réseaux sociaux ou aux affiches format A0, tous les textes du service doivent passer sous le regard acéré de l’assistante de communication. Elle traque chaque coquille et vérifie l’exactitude des informations mises en avant. Certains disent qu’une expérience de sniper peut s’avérer utile, quoique non indispensable…

 

En résumé, l’assistante de communication est :

  • Organisée. Elle est perdue sans ses listes et tableaux Excel.
  • Flexible. Son planning est fait d’imprévus.
  • Conciliante et diplomate. Le bon déroulé du projet en dépend.
  • Motivée par l’esprit d’équipe, mais aussi autonome.
  • Une rédactrice efficace et une correctrice hors pair.

 

Multitâches, polyvalente, un couteau suisse de chair, d’os et de mots… l’assistante de communication sait tout faire, peu importe la formulation ! Et si elle ne sait pas, elle s’adapte.

 

Lectures complémentaires :

Être assistante personnelle : Mission (im)-possible!

Assistant de direction : un chef de projet pour la vie !

 

Source : https://www.elaee.com/fiches-metiers/fiche-metier-charge-de-communication

Photo credit : istock.com by Vasyl Dolmatov

Océane Diambwana Océane Diambwana

Véritable passionnée des mots et experte en To-Do List, j’ai travaillé pendant plusieurs années en qualité d’assistante de communication et ai développé des compétences en coordination de projets, création et révision de contenus éditoriaux, promotion, publication en ligne, et suivi administratif d’un service ou d’un projet.

Une fois mes diplômes de Lettres sauvegardés sur le Cloud et mes disques durs externes, j’ai eu l’occasion de travailler au sein d’univers professionnels différents. Grâce à ce parcours hétéroclite, ma polyvalence et ma curiosité ont trouvé des terrains d’entraînement sur mesure qui ont m’ont également permis d’aiguiser mon sens de l’organisation et de la diplomatie, mon esprit analytique et ma créativité. Méthodique et orientée solution, je suis motivée par la collaboration et la réalisation d’objectifs communs.

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