
Dans un monde en perpétuel changement, la gestion efficace des activités au quotidien est devenue essentielle pour toutes les entreprises.
Dans ce contexte, la maîtrise des processus de gestion du temps est une compétence clé, quelle que soit votre fonction.
Il n’existe en réalité aucun problème de temps, mais uniquement des problèmes pour fixer correctement les priorités. fixer des priorités offre de nombreux avantages : diriger activement le déroulement de votre travail ; concentrer vos forces sur les points essentiels ; atteindre vos objectifs ; éviter les conflits et le stress.
L’urgent ne devrait jamais avoir la priorité sur l’important. En examinant rétrospectivement sa semaine ou son mois passé, vous regrettez parfois amèrement le temps consacré à des « broutilles » qui, pourtant, ont paru urgentes sur le moment.
L’important ne devrait quant à lui jamais devenir urgent, s’il est planifié et traité dans les temps.
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Fixez une priorité à chaque tâche. L’analyse ABC de votre temps de travail va se présenter de la manière suivante :
La méthode tendance propose de gérer ses activités… sans stress. Préconisée par le consultant américain David Allen, elle s’inspire de procédés déjà connus et se déroule en 5 étapes :
Différencier ses tâches urgentes de ses tâches importantes permet d’être plus efficace en réalisant les bonnes tâches au bon moment. L’auteur américain David Eisenhower divisait les tâches en quatre cadrans selon leur importance et leur urgence pour déterminer quand et comment elles doivent être effectuées.
Le principe d’Eisenhower illustre ce concept. Vous avez sur un axe l’urgence et sur l’autre l’importance :
Travaillez chaque jour sur vos tâches importantes ! Voici les 3 règles de base :
Les Post-Its
L’incontournable post-it ! Utilisé par tous, il permet d’organiser ses tâches. L’objectif de cet outil est d’aller vite ! Cette méthode est néanmoins déconseillée pour la gestion de nombreuses tâches qui s’échelonnent sur du moyen et long terme.
La « to-do-list » chronologique
Une méthode plutôt classique, l’échéancier ! Il permet de classer ses tâches selon leur date d’échéance. Cette méthode permet de traiter les tâches les plus urgentes en premier. Si vous optez pour la to-do-list chronologique, il faut bien répartir ses projets et réaliser un rétroplanning pour maximiser les chances de voir ses tâches être accomplies au bon moment. De nombreux outils « d’échéancier » sont disponibles sur internet.
Vous pouvez notamment utiliser Todoist.
Le planning hebdomadaire ou mensuel
Pour bien visualiser les tâches à effectuer de manière hebdomadaire ou mensuelle, plusieurs méthodes permettent de « découper » sa to-do-list en 7 ou en 30. On peut dans ce cas utiliser un tableau blanc ou encore un agenda (papier ou numérique).
Prioriser les tâches « ingrates »
C’est la méthode la moins sympathique, mais peut-être la plus efficace. Plutôt que de placer les tâches les plus importantes ou les plus urgentes tout en haut de votre to-do-list, placez-y les tâches que vous détestez le plus.
Faites le point chaque jour
Faire le point une fois par jour vous permettra de libérer votre conscience et d’être au clair avec vos tâches. En effet, quelle que soit la méthode utilisée, identifiez les tâches prévues dans votre liste et choisissez celles que vous devez réaliser dans les 24h selon leur priorité, leur importance et leur date d’échéance.
Autre méthode très prisée, la technique Pomodoro. Son utilité et son efficacité sont simplement spectaculaires.
La puissance de la tomate !
La technique Pomodoro a été développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Pomodoro veut dire « tomate » en italien. La raison de ce nom est qu’il est nécessaire d’utiliser un minuteur.
Cette technique particulièrement adaptée, notamment si vous travaillez sur un ordinateur, permet de rester concentré, de faire un vrai focus sur une tâche précise, avant de s’accorder une pause adaptée. Ensuite, l’idée est de faire le point sur les tâches effectuées et le temps que vous y avez passé.
Voici comment cela fonctionne :
Le timing proposé ci-dessus ne convient pas forcément à tous. Testez néanmoins cette disposition au moins une semaine et le cas échéant adaptez sensiblement votre timing.
La force de la technique Pomodoro repose essentiellement sur une rigueur à adopter : se concentrer, sur une seule tâche à la fois, et se reposer durant une période définie.
La maîtrise des processus de gestion du temps est devenue incontournable, quelle que soit votre fonction et s’applique également dans votre vie privée. Il faut faire des choix, prioriser et identifier les tâches à réaliser et enfin être en mesure de faire la distinction entre l’important et l’urgent.
Vous ne pourrez plus dire « Je n’ai pas le temps » !
Sources :
https://mathieulaferriere.com/prioriser-importance-urgence-matrice-eisenhower/
http://www.iaat.org/telechargement/guide_methodo/5_1_eisenhower.pdf
http://www.etre-meilleur.com/gestion-du-temps/la-technique-pomodoro-ou-lart-de-gerer-son-temps-grace-a-une-tomate.html
Photo credits :
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