Les services généraux, le couteau suisse d’une entreprise

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services généraux

Les services généraux, connus aussi sous le nom de Facilities Services, sont en fait méconnus pour une grande partie des gens. Cet article vous apportera donc une explication courte et simple de ce service.

 

Les services généraux : c’est quoi ?

A quoi ça sert ? Quel soutien apportent les services généraux auprès d’une entreprise ? Quelles sont ses différentes fonctions ainsi que ses nombreuses tâches ? Quels sont les avantages et problématiques liés au outsourcing ?

Il faut souligner que les services généraux jouent un rôle majeur au sein d’une entreprise, qu’elle soit grande ou petite et que ceux-ci sont le couteau suisse d’une société petite ou grande. C’est un peu les poumons de l’entreprise qui prennent en charge ce que beaucoup ne peuvent ou ne veulent pas faire.

 

Pourquoi un couteau suisse ?

Chaque compagnie a ses besoins, ses budgets, ses problématiques et le cahier des charges pourra être complètement différent d’une société à l’autre.

Certaines vont intégrer les Ressources Humaines, d’autres la comptabilité, dans les services généraux. Ceux-ci sont là pour accompagner et « combler » les manques. Plus la société est petite, plus la souplesse des services donnés par les employés est présente. L’adaptabilité est le mot clé.

 

Les métiers des services généraux

Il  existe différents métiers au sein du département des services généraux. Le responsable des services généraux s’occupe de la coordination avec les différents services, des contrats externes, des budgets, etc.  C’est LE point de contact essentiel du service en relation avec le management.

  • La personne en charge de la réception, quant à elle, assure la liaison directe ou par téléphone (standardiste) entre les employés et les clients.
  • Le responsable du service courrier assume la distribution interne et externe du courrier.
  • L’employé de bureau s’occupe des tâches administratives, telles que la comptabilité, le planning, la saisie de documents, le classement, les archives, les photocopies, le stock ou encore les fournitures.
  • L’employé de maintenance coordonne la maintenance, le nettoyage des bâtiments, l’entretien extérieur, la gestion des locaux techniques, des systèmes d’incendie, de sécurité, des droits d’accès, des énergies telles que l’électricité, le chauffage, la ventilation et la climatisation.
  • L’employé Télécom se voit de plus en plus faire partie du groupe IT (informaticien) avec l’évolution et les challenges informatiques. Il gère la partie VOIX, c’est-à-dire les téléphones des bureaux, les téléphones mobiles, également en cas de déménagement. De plus, il s’occupe de la gestion des salles de conférence et de vidéoconférence.

 

L’outsourcing : vers une professionnalisation du métier

Par ailleurs, le outsourcing est  une solution qui simplifie beaucoup la partie administrative de la compagnie. Des sociétés spécialisées offrent des services à la carte, dédiés aux besoins de l’entreprise. Cela a un coût, mais au bout du compte, cela professionnalise le métier d’employé aux services généraux. Dans cette optique, l’employé est souvent spécialisé dans un domaine bien précis et il peut évoluer dans différentes sociétés en apportant un service de haute qualité, durant son mandat.

 

En conclusion, les services généraux apportent une aide indispensable auprès des sociétés. Ce service est incontournable et permet aux compagnies de gérer une multitude de rôles clés qu’il est important de mettre en lumière.

 

Photo credit : burst by rawpixel

Pascal Dietrich

Pascal Dietrich


I really enjoy managing services within Facilities, acting as the first point of contact, bringing solutions to all users, from colleagues to Board Members.
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- 20+ years technical experience of mobile fleet management (providers in 20 different countries for over 4500 users worldwide)
- Project coordination : testing and evaluation of technology for video systems and new conference rooms
- Procurement and logistics: budgets, procurement plan follow-up, purchase orders, inventory management
- Contracts : supplier identification - negotiations (respecting SLAs, KPIs), analysis, recommendations
- Billing : analysis and reporting (monthly, annually)
- ITIL standard technical support : incident logs, service requests or calls, troubleshooting, incident resolution
- Platform support : administration and configuration, procedural documentation and training (hardware and software)
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