L’importance de l’accueil d’une nouvelle collaboratrice dans une entreprise

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accueil entrée

Ça y est ! J’ai mon contrat à durée indéterminée (CDI), je commence ce lundi !

L’employée qui vient de recevoir son contrat est heureuse, mais elle est aussi souvent inquiète.

Elle est heureuse, car c’est ce qu’elle attendait : signer son contrat après son entretien d’embauche. Mais que connaît-elle de ce nouvel environnement avant de commencer ? Comment sera son lieu de travail ? Qui seront ses collègues ? Comment fonctionnent les relations professionnelles entres ses collègues et supérieurs : tutoiement, vouvoiement ? Quelles sont les habitudes à midi pour manger ? Et de nombreuses questions peuvent venir encore à l’esprit.

 

L’entrée en entreprise : Dernière étape du recrutement

Nous pourrions résumer ce moment en quatre points :

  1. Interrogations
  2. Us et coutumes
  3. Parrainage et formation
  4. Attentes et objectifs

Il est important que cette première journée se passe bien, que l’accueil soit fait au mieux, afin de réduire l’anxiété que peut ressentir une nouvelle employée, que l’intégration dans l’entreprise soit réussie pour tout le monde et enfin, que cette première impression soit bonne.

Cette étape est la dernière phase du processus de recrutement. Elle est une étape cruciale afin de créer du lien et de fidéliser votre nouvelle arrivante à votre culture d’entreprise.

« Elle ne tarit pas d’éloges sur son nouvel employeur. Elle a découvert un vrai concept d’accueil. Le fonctionnement de l’entreprise lui a aussi été expliqué, une visite des locaux était prévue. Elle a été présentée à tout le monde, a reçu un programme avec les activités qui l’attendaient les premières semaines, et ses collègues ont pris du temps pour lui expliquer le travail »

 

Une entrée à préparer par les RH

La nouvelle arrivante doit avoir le sentiment d’être attendue, nous devons donc préparer cette entrée en service.

1. Établir une liste de contrôle est judicieux afin de ne rien oublier. Elle pourrait se composer des éléments suivants :

    • Actions à effectuer
    • Vers qui ?
    • Par qui ?
    • Priorités
    • Dates, délais

2. Clarifier les éléments administratifs en amont, comme faire signer le contrat de travail avant le premier jour dans l’entreprise.

    • Inscription à la caisse de compensation pour l’AVS, AI, APG
    • Déclaration de l’employé à la caisse de pension, LPP
    • Permis de travail, si besoin
    • Impôts à la source
    • Allocations familiales

A quoi faut-il faire attention ? De multiples actions peuvent être entreprises, selon la société, en voici quelques-unes :

  • Collecter les informations
  • Publication d’un avis interne sur le site intranet
  • Équipement personnel
  • Préparer le poste de travail
  • Remise d’un manuel du personnel ou d’un classeur d’accueil
  • Visites des bureaux, des ateliers
  • Programme d’introduction
  • Cadeau d’accueil

 

Collecter les informations

Les ressources humaines (RH) doivent collecter les coordonnées de l’employée, telles que la pièce d’identité, l’adresse, le numéro de téléphone, ainsi que le livret de famille et que la carte AVS. Pour le versement du salaire, il ne faut pas oublier de demander le numéro du compte bancaire en Suisse et de faire remplir le formulaire d’impôts à la source, de commander du permis de travail et celui des allocations familiales, si nécessaire. Quatre photos passeport et une photo format électronique peuvent être nécessaires pour créer un badge et le dossier papier.

Publication d’un avis interne sur le site intranet ou envoi d’un email

Idéalement une semaine avant l’arrivée de la nouvelle collaboratrice, une publication sur le site intranet de l’entreprise ou l’envoi d’un email peut être fait afin d’annoncer l’entrée du nouveau collaborateur. Pour cela, le directeur ou son responsable peut écrire un petit mot au sujet de l’employée et joindre une photo de la nouvelle employée. Cette présentation peut contenir les éléments suivants : nom, prénom, fonction de l’employée, supérieur, collègues directes et petit historique cv et bienvenue dans la société. Pensez à envoyer en copie de cet email ou le lien intranet à l’employée. Cela aura un effet positif sur son arrivée et l’impression qu’elle aura sur la société.

 

Préparer le poste de travail

Mettre en place le bureau de la nouvelle arrivée. L’ordinateur doit être muni des accès aux différents programmes et fonctionner correctement, avec nom d’utilisateur, mot de passe, adresse email, et téléphone.
Stylos, crayons, gomme, règle, agrafeuse, bloc-notes, selon la profession doivent être préparés sur le bureau.

 

Équipement personnel

Suivant la société, le personnel a besoin d’un uniforme, de vêtements de protection et même de souliers de sécurité. Afin de les commander des mesures doivent être prises.  Des clefs ou une carte magnétique sont nécessaires pour les accès aux différents lieux de l’entreprise. Une carte de pointage est utile pour la gestion des présences et du temps de travail.

 

Classeur d’accueil

Recevoir un classeur d’accueil dès l’entrée dans une entreprise permet à la nouvelle employée d’avoir une bonne idée de l’entreprise dans laquelle, elle va commencer à travailler.

Ce classeur ou manuel doit être rédigé d’une façon claire et simple. Il présente la société, ses valeurs, son règlement et son directeur, ainsi que ses dirigeants. Il est utile afin que l’employée puisse s’imprégner de la culture de l’entreprise et s’y acclimater dès son arrivée.
Un classeur d’accueil peut aussi être remplacé par un lien internet, auquel la nouvelle arrivante se connecte grâce à un login et à un mot de passe. Elle accède ainsi aux mêmes informations que sur le classeur.

 

Cadeau d’accueil

Afin d’influer grandement sur la motivation d’une nouvelle employée, un cadeau d’accueil est toujours le bienvenu, lors de la première journée. Quel que soit la forme que peut prendre ce cadeau, bouquet de fleur, stylo, boîte de chocolat ou repas entre collègues proches, la nouvelle collaboratrice appréciera que la société ait pensé à son premier jour.

 

Visite des bureaux

Dans la première semaine et même le premier jour, lors de l’accueil, il est judicieux de faire visiter l’entreprise et ses différents locaux à la nouvelle employée. Elle apprendra ainsi où se trouvent non seulement, la comptabilité, les RH, le bureau du directeur, les différents ateliers, mais aussi où se situent les toilettes, les vestiaires et la cafétéria, etc.

La visite se fera avec le responsable de la personne, qui pourra ainsi la présenter à ses collègues et ainsi la nouvelle employée fera, à cette occasion, encore mieux connaissance avec son supérieur. Dans certaines grandes entreprises, ce rôle est souvent attribué à un « parrain », qui n’a rien à voir avec le responsable et l’équipe, mais est-ce le meilleur moyen d’intégrer une personne à une équipe ?

 

Programme d’introduction

L’établissement d’un programme d’introduction se compose des premières tâches que la nouvelle employée effectuera lors de ses premiers jours dans l’entreprise afin d’éviter qu’elle ne sache quoi faire les premières heures ou premiers jours. Mettre cette nouvelle employée en contact avec des spécialistes qui lui expliqueront ses missions et leur rôle. Elle se fera ainsi rapidement une idée de l’activité de la société et apprendra à connaître ses collègues.

Il est également conseillé que la nouvelle arrivante fasse une mise au point avec son responsable pour connaître ses attentes par rapport à son travail et pour définir d’emblée quelles sont les priorités. Ceci permettra de savoir et de comprendre exactement ce que l’on attend de la nouvelle employée et donc d’éviter les malentendus.

Attention à l’indigestion ! Il y a tant de nouveautés à intégrer, qu’il n’est pas possible de tout enregistrer en une fois. L’accueil est un processus qui se prolonge dans le temps.

Dans la plupart des entreprises, cet accueil est fait rapidement et parfois même ce processus d’intégration n’a pas lieu, la nouvelle employée doit être « opérationnelle » de suite. Elle n’a pas le temps de prendre ses repères. Prenez le temps !

« Lorsque je suis arrivée pour mon premier jour de travail, personne ne m’attendait. En fait, la direction avait oublié que je devais commencer et n’avait pas le temps de s’occuper de moi. Évidemment, rien n’avait été préparé et pendant une semaine, je n’ai eu ni bureau, ni ordinateur, ni travail à faire. Je passais mes journées à attendre que le soir arrive… Autant dire que je n’ai pas fait long feu dans cette boîte ! »

Une employée qui n’a pas trouvé sa place dans une entreprise peut aller jusqu’à démissionner, par conséquent, un mauvais départ peut avoir des conséquences néfastes aussi bien pour la société que pour la nouvelle arrivante.

Il vaut mieux soigner l’accueil, car il est un investissement qui vaut la peine pour tout le monde. L’accueil est valorisant non seulement pour la nouvelle collaboratrice, mais aussi pour la direction et in fine pour l’image de l’entreprise.

 

Lectures complémentaires :

10 conseils pour rapidement s’intégrer à un nouveau poste par

Comment intégrer un nouveau collaborateur ?

 

Crédit photo : fauxels fromPexels

Sources :

Soigner l’accueil des nouveaux, un élément clé pour réussir leur intégration dans l’entreprise
Catherine Dubouloz

Dossier – Intégration d’un nouveau salarié – l’équipe de Manager GO

Période d’essai : comment réussir son arrivée dans l’entreprise ? Hanane Faro

Jacqueline Gremaud Jacqueline Gremaud

En tant qu'assistante ressources humaines et insertion, mon travail polyvalent consiste à gérer le cycle de vie non seulement des collaborateurs en entreprise, mais aussi celui des emplois de solidarité, des personnes en activité de réinsertion et des apprentis. De leur entrée à leur départ de la société, j’établis leurs documents administratifs, je les assiste dans leurs demandes aux assurances sociales et je les accompagne à effectuer différentes démarches pour une formation et leurs recherches d’emplois.
Sens de l’organisation, une certaine rigueur, écoute, empathie, dynamisme et esprit d’équipe font partie des qualités de ce métier dans lequel je peux m’exprimer pleinement et vous apporter mes compétences et mes connaissances.

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