Secrétaires et enseignants dans un institut de formation

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secrétaire

Le métier de secrétaire est représenté dans de multiples domaines professionnels, aussi variés qu’improbables, et notamment dans les écoles et les instituts de formation. Aujourd’hui, nous nous intéressons d’un peu plus près aux secrétaires œuvrant dans ce type d’établissement, afin de déterminer s’il existe éventuellement des aptitudes, voire des attributions spécifiques leur étant propres, ou non. Nous pourrons ainsi mieux éclaircir et détailler leur rôle, notamment.

Nous sommes donc allés à la rencontre de professionnels directement concernés, à savoir deux membres du corps enseignant et une personne ayant un solide parcours administratif à qui nous avons posé quelques questions. Nous avons, entre autres, rencontré James Dettwiler, enseignant en biologie, chimie, physique et mathématiques au Collège – Établissement secondaire de Payerne et environs VD.

 

La collaboration entre secrétaires et enseignants

James Dettwiler nous a expliqué qu’enseignants et secrétaires collaborent essentiellement « lorsqu’il est question de faire un remplacement pour un autre enseignant, ou au contraire, qu’un autre enseignant le[nous] remplace. Là, tout est très clair et mis au point rapidement, car les personnes concernées sont contactées directement. Ainsi, il n’y a, en principe, jamais de couac. »

En effet, il s’agit plutôt de situations où ce sont des anomalies ou des imprévus qui se présentent, et c’est à ce titre que les échanges ont lieu pour des communications précises. Quant à la secrétaire, elle peut également s’occuper de gestion des salles et de planification des examens.

Au final, enseignants et secrétaires ne collaborent que très peu ensemble et uniquement sur des points précis.

 

Secrétaires dans l’enseignement : background spécifique ou expérience préalable

James Dettwiler nous avoue qu’il travaille très majoritairement avec des secrétaires « classiques » qui ressentent ensuite un intérêt à pratiquer dans le milieu scolaire, voire académique. Il n’est pas nécessaire d’avoir une vocation pour travailler dans ce milieu, contrairement aux enseignants. Un intérêt pour la chimie était certes bienvenu et apprécié à Monthey où il a travaillé, mais en aucun cas un prérequis.

Notre enseignant de Montreux nous explique que les secrétaires n’ont pas vraiment un background spécifique pour travailler dans le milieu de l’enseignement, mais il précise qu’il y a toujours une apprentie qui est formée, car c’est une mission, un point d’orgue même, que le collège s’est donné.

De son côté, la secrétaire admet qu’il faut une certaine capacité, et bien sûr une certaine volonté à pouvoir communiquer. Il faut être en mesure de fournir des explications quant au fonctionnement de la Haute École aux enseignants et aux élèves (18-22 ans surtout, 22-25 ans un peu), et répondre parfois à des questions incongrues, voire inattendues.

Pour ce qui est de la formation, celle-ci se fait sur le tas, si l’on peut dire. Plus longtemps, on y travaille, plus on maîtrise les cas de figure. Et oui, vous avez bien lu ! Fournir des explications aux enseignants fait aussi partie du travail, car ceux-ci sont itinérants entre différentes HES.

 

Régularité et facilité des contacts  

C’est unanimement que les intervenants ont répondu que le travail des enseignants et des secrétaires est très compartimenté. En effet, il y a une salle des maîtres et une salle pour le personnel administratif. Les pauses ne se font donc généralement pas au même endroit d’une part, et pas au même moment, d’autre part. Les deux professions ne se mélangent donc pas. Non pas que cela soit prohibé, mais cela ne se fait pas naturellement. La secrétaire à la Haute École Spécialisée appuie quant à elle sur le fait que les professeurs ne sont pas exclusifs à une seule école, les contacts sont donc d’autant plus rares.

En résumé, il reste toujours possible de se lier d’amitié avec quelqu’un à la cafétéria commune, pour autant qu’il y en ait une, que l’on se découvre des intérêts communs ou que l’on cherche à les connaître, mais autrement… clairement, cela reste très compartimenté.

 

Une différence marquée en raison d’un canton différent… ou non 

Par ailleurs, James Dettwiler nous a précisé qu’il n’y a pas de grande différence au niveau des cantons, en l’occurrence entre les cantons de Vaud et du Valais. En revanche, la différence est nettement plus perceptible entre l’école privée, qui dispose d’un règlement clair, mais somme toute assez restreint, et l’école publique qui bénéficie de procédures bien plus nombreuses, et considérablement plus détaillées. Là, ce n’est pas comparable.

 

En définitive, des professions peu interconnectées et bien distinctes

Concrètement, nos trois intervenants s’accordent totalement sur le fait que secrétaires et professeurs sont des collègues, sans vraiment l’être non plus. Ils se côtoient et se respectent.

L’enseignant de Montreux nous a même précisé que certains secrétaires, sont parfois informés au dernier moment par leur hiérarchie de certaines procédures et directives. On pourrait dès lors croire qu’ils vont être parfois quelque peu dépassés par les événements, hors tel n’est pas le cas. En agissant au mieux de leurs savoir-être et savoir-faire, ils parviennent toujours à rattraper la situation, à l’aide d’une fructueuse collaboration interne.

À aucune reprise des connaissances spécifiques des domaines enseignés dans les institutions ne sont requises pour le personnel administratif, tout au plus est-ce apprécié quand l’école enseigne une matière telle la chimie ou les sciences appliquées, mais jamais cela n’est obligatoire. Quant à notre amie secrétaire, qui n’a œuvré que temporairement dans ce domaine, elle a apprécié cette expérience et a, quoiqu’il en soit reconnu celle-ci comme étant très intéressante et enrichissante !

 

Un grand merci 

Nous avons donc remercié nos trois intervenants qui ont tous eu beaucoup de plaisir à participer à notre petite enquête.

Après une analyse un peu plus poussée et en avançant dans notre réflexion, nous nous rendons compte que la collaboration entre personnel de secrétariat et enseignants est somme toute assez restreinte, et qu’elle est limitée à des contacts professionnels bien spécifiques et précis. Il s’agit de deux mondes qui se côtoient et qui, certes, interagissent, mais de manière assez cloisonnée.

Néanmoins, des valeurs de bonne entente et de respect mutuel y sont monnaie commune, et une certitude s’en dégage : le personnel administratif y est indispensable… et le restera.

 

Lectures complémentaires :

Je suis assistante administrative, et toi, c’est quoi ton super pouvoir ? par

Du secrétariat juridique au secrétariat médical : métier commun mais vocabulaire différent par

 

Photo credits : Sensay via istockphoto.com

Patrick Reust Patrick Reust

Spécialiste en gestion administrative de dossiers, je dispose d’une expérience professionnelle d’environ 10 ans dans des champs d’activités aussi variés que des instituts de formation supérieure, des cabinets de propriété intellectuelle, ainsi que des entreprises et organisations internationales, entre autres.

Persévérant, avec une attitude bienveillante, déterminé, sérieux et professionnel, j’ai comme valeurs ajoutées le fait d’apporter de la précision et de démontrer une force de proposition claire pour une meilleure utilisation des ressources en information. Polyglotte, la rédaction et relecture sont incontestablement mes points forts.

Specialist in files’ / case files’ administrative management, I have a professional experience of about 10 years in diversified fields like High Education Institutes & Intellectual Property offices, as well as International Enterprises and Organisations, for instance.

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