Réceptionniste : Sens de l’accueil et gestion administrative

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réceptionniste

Une réceptionniste est la personne que vous voyez en premier lorsque vous passez dans la porte d’une entreprise. La réceptionniste accueille les visiteurs, répond au téléphone, rédige les courriers et garde la réception propre.

Une réceptionniste peut également enregistrer les visiteurs, trier le courrier, tenir un journal de présence des employés et relire la correspondance, les rapports et les courriels.

Un diplôme d’études secondaires est généralement demandé. Mais, si vous avez le sens de l’accueil, les employeurs apprécient souvent ces qualités au service de leur clientèle. Certaines entreprises peuvent même offrir une formation en cours d’emploi aux réceptionnistes.

Les réceptionnistes se forment sur le tas. Des compétences bureautiques et informatiques peuvent donner à un candidat à un poste de réceptionniste l’avantage sur la concurrence.

 

Les objectifs de la réceptionniste

Les tâches principales de la réceptionniste comprennent de répondre au téléphone et de saluer les personnes qui entrent dans l’entreprise.

Elle doit également toujours fournir un accueil aimable et professionnel et répondre aux besoins des personnes qui se présentent.

 

Dans quels types d’entreprises la réceptionniste peut-elle exercer ?

Elle peut exercer ses fonctions dans toutes les entreprises de tous les secteurs ayant un standard téléphonique et une réception afin d’accueillir des visiteurs, des fournisseurs et des clients.

 

Accueil des visiteurs

Savoir parler plusieurs langues est un grand atout, surtout à Genève, qui est une ville multiculturelle avec toutes ses organisations internationales, comme l’ONU, l’OMS…

Étant donné que la confidentialité est primordiale, il faut savoir rester discret.  « On voit tout, on entend tout, mais on ne dit rien et il est essentiel d’avoir un comportement exemplaire. »

Par exemple, il y a quelques années, j’ai eu l’opportunité de travailler en tant que réceptionniste au sein d’une agence immobilière. Je m’occupais de la réception et des tâches administratives. Mon rôle consistait tant à répondre au téléphone, à accueillir les clients, qu’à réaliser les mises à jour du site internet et à rentrer des données dans leur système informatique. Ma capacité d’adaptation d’apprentissage rapide m’a permis de prendre également en charge la mise en page du magazine trimestriel de ventes immobilières.

 

Gestion administrative

La réceptionniste doit souvent exécuter des travaux administratifs et faire des recherches sur Internet.

Elle doit également savoir gérer les priorités, avoir un très bon sens de l’organisation et être polyvalente.

Dépendamment des entreprises, et du cahier des charges, la réceptionniste peut être amenée à effectuer des tâches administratives diverses, ainsi que le classement et l’archivage des dossiers, l’ouverture et la fermeture de l’entreprise ou encore la tenue de caisse.

 

Gestion de rendez-vous

La patience, le dynamisme et le sens de l’organisation sont des compétences qui vous aideront à organiser les différents rendez-vous clients, les agendas et les plannings de vos supérieurs hiérarchiques et de vos collègues.

Savoir gérer son temps, son travail et avoir envie d’apprendre amènera la direction et vos collègues à vous faire confiance.

 

Lecture complémentaires :

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Crédit photos : StockUnlimited

Alexandra Duarte Alexandra Duarte

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