Secrétaire en maison de retraite et dans la construction : Quelles différences ?

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Secrétaire dans le bâtiment et secrétaire dans les établissements médico-sociaux : au premier regard, deux métiers complètement différents… Ou pas. 

A la base, les deux métiers font appel à un CFC Employé de Commerce. Surtout, ils partagent de nombreuses compétences transférables pour l’un comme pour l’autre.

Dans l’un, nous accueillons, renseignons tous les visiteurs, avec des tâches liées au suivi des travaux ou des chantiers et à l’activité de l’entreprise (correspondances, devis, factures, fiches de salaires, etc.).

Dans l’autre, en plus de l’accueil, du renseignement au public, des tâches administratives et financières, nous jouons aussi la carte de la bienveillance et nous rassurons les personnes âgées. Par exemple, certaines d’entre elles ont souvent de la peine à s’acclimater à leur nouvel environnement, il faut donc pouvoir les accompagner.

Voyons donc tout cela.

 

Des compétences clés partagées par la secrétaire en EMS et dans la construction

Selon la FEGEMS (Fédération Genevoise des Etablissements Médico-Sociaux) : « La secrétaire-réceptionniste est le lien essentiel entre les résidents, le personnel de l’EMS, ainsi qu’avec l’extérieur et les proches. »

La secrétaire-réceptionniste doit être capable d’effectuer plusieurs tâches administratives et être à l’écoute des demandes de toutes personnes.

Mais n’est-ce pas la même chose pour la secrétaire administrative dans une entreprise du bâtiment ?

 

Accueil et réception

L’accueil à la réception est important car la secrétaire représente la carte de visite et la vitrine de l’entreprise du bâtiment ou de l’établissement EMS.

Dans les deux métiers, on doit recevoir les gens de manière chaleureuse et souriante, la secrétaire est également en charge de pouvoir répondre à tout le monde.

 

Relationnel

L’aptitude relationnelle et l’écoute sont des qualités essentielles pour la secrétaire.

En effet, dans un EMS, les résidents, la famille et les visiteurs venant de l’extérieur, mais aussi les fournisseurs et les employés, attendent d’elle une efficacité pour répondre à toutes leurs demandes de renseignements.

C’est la même chose dans le bâtiment, car il y a une multitude de contacts à gérer : fournisseurs, clients, collègues et techniciens tous confondus.

Les deux métiers demandent donc empathie, patience et d’être avenante.

 

Polyvalence et organisation

Pour la gestion du secrétariat, polyvalence et organisation permettent d’accomplir ses tâches avec application et de maîtriser toute correspondance commerciale.

Secrétaire administrative ou secrétaire réceptionniste débutent toujours leur journée en établissant les priorités dans leur travail.

Elles s’occupent également du tri et de la distribution du courrier interne, écrit aux employés de l’entreprise, comme aux résidents de l’EMS.

Secrétaire dans le bâtiment ou en EMS, la diversité des responsabilités administratives est grande.

C’est notamment ce qui m’attire : pouvoir assurer une tâche de A à Z, grâce à mon sens de la précision, notamment pour saisir des devis, des factures et des soumissions.

En effet, dans les deux cas il faut avoir une bonne organisation et être méthodique afin d’exécuter ses tâches au plus juste, car une secrétaire doit être fiable. Ce doit être quelqu’un sur qui l’on peut compter.

 

Secrétaire : un métier de communication et de collaboration

Il est également important d’avoir une bonne communication et de pouvoir collaborer avec ses collègues, comme par exemple de les soutenir lors de l’organisation d’un évènement au sein d’un établissement médico-social.

Pour ma part, j’ai toujours été motivée à pratiquer une grande variété de tâches durant ma carrière dans le bâtiment. Par exemple, j’ai collaboré avec le comptable, afin de réaliser des fiches de salaire. Dans ce but, j’ai su m’adapter à un nouveau logiciel de saisie des feuilles d’heures et apprendre son fonctionnement par moi-même.

Par ailleurs, j’ai également appris la marche à suivre pour la réalisation des fiches de salaires, afin de pouvoir réaliser seule les salaires par la suite. Cette attitude positive m’a permis d’avoir un regard sur une partie de l’activité de l’entreprise que je ne connaissais pas.

 

Gestion des finances

Concernant les finances, les divers travaux de comptabilités, notamment ceux liés aux dépenses personnelles des résidents de l’EMS, demande une concentration et une aisance avec les chiffres.

Or, cela n’est pas juste dans la vie professionnelle que nous pouvons élargir ce type de compétences.

Par exemple, à titre personnel, je suis curatrice pour ma sœur depuis 10 ans. Dans le cadre de cette responsabilité, je me suis formée seule pour être en mesure de rendre tous les 2 ans un dossier de rapport et compte au Tribunal Tutélaire pour approbation.

Pour ce faire, je fais preuve d’analyse, d’organisation et de méthode afin de rassembler tous les documents demandés, y compris la gestion d’un fichier Excel pour les dépenses quotidiennes.

 

Outils informatiques

Lors de l’exécution de ses tâches, la secrétaire utilise en règle générale le pack office 365 (Excel, Word…).

Il y a également des logiciels adaptés aux EMS comme Id Viva, qui proposent une gestion administrative globale des résidents, mais aussi le suivi médical complet et sécurisé des soins délivrés.

Il existe aussi différents modules proposés, comme par exemple les aspects comptables et financiers, ainsi que la Gestion électronique de documents (GED).

Dans le bâtiment, nous utilisons également les outils Office 365. Mais nous avons également des logiciels spécialement liés au bâtiment comme par exemple Baubit Pro, pour la saisie des devis et factures, ainsi qu’un logiciel pour saisir les soumissions avec un Catalogue des articles normalisés (CAN). Il s’agit d’une collection exhaustive de descriptifs des prestations exécutées sur le chantier en rapport au type de travaux à exécuter.

 

Formation

Pour devenir secrétaire-réceptionniste, il faut obtenir un certificat de capacité (CFC) d’employée de commerce en faisant un apprentissage au sein d’une entreprise ou d’une école qui dure 3 ans.

Or, comme mentionné en introduction, la formation initiale pour être secrétaire-réceptionniste ou secrétaire administrative dans la construction est exactement la même.

Encore un point commun entre les deux métiers.

 

Conclusion

Comme vous l’avez constaté précédemment à cette lecture, la secrétaire-réceptionniste ou secrétaire administrative peux très bien effectuer les mêmes tâches, avec les mêmes compétences, autant dans le bâtiment que dans les centres médico-sociaux.

Donc n’hésitez pas à briser vos règles et à oser le changement.

 

Lectures complémentaires :

Secrétaire sociale : Un métier d’organisation et de relationnel

Secrétaire réceptionniste, bien plus qu’un métier !

Je suis assistante administrative, et toi, c’est quoi ton super pouvoir ?

 

Sources :

https://www.fegems.ch/metiers/secretaire-receptionniste-employe-de-commerce/

https://livelijob.com/ch/job/employe-de-commerce-h-f-4742

https://www.groupeid.ch/Nos-logiciels/Gestion-globale-dEMS-2

https://www.crb.ch/fr/Normen-Standards/Normpositionen/Katalog.html

Photo credit : Canva

Corinne Weber Corinne Weber

Secrétaire depuis plus de 20 ans, essentiellement dans le bâtiment, j’ai de l’expérience autant dans le back office que dans le front office.

D’une part, la diversité des responsabilités administratives m’attire, plus particulièrement en assurant une tâche de
A à Z, grâce à mon sens de la précision, notamment pour saisir des devis, des factures et des soumissions.

D’autre part, j’aime rendre service et mon caractère calme et posé, me permet d’être à l’écoute de mes interlocuteurs afin de pouvoir les aider au maximum, et ce également en anglais. De plus, je suis toujours prête à collaborer avec mes collègues.

Curieuse et volontaire, j’apprécie d’élargir mes champs de compétences.

A titre professionnel, j’ai su épauler le comptable pour la saisie des heures, pour établir les salaires, dans les délais. J’ai ensuite assuré moi-même cette tâche.

A titre personnel, j’assure régulièrement la réalisation de rapports et comptes, au niveau des finances et de la santé, en tant que curatrice pour ma sœur.

Mon entourage m’a toujours vue dans le secteur d’aide à la personne, au vu de mon savoir-être - cette expérience confirme mon intérêt pour le secteur social.

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