Dans le monde des petites et moyennes entreprises (PME), la gestion administrative est une nécessité face à une complexité administrative toujours plus croissante. Selon la taille de l’entreprise, l’assistant administratif peut aussi être l’assistant comptable. C’est dans ce cadre que la fonction d’assistant administratif et comptable prend tout son sens. Il est alors le responsable indispensable de la traçabilité des produits selon les exigences des marchés, de la facturation ainsi que des rapports financiers indispensables pour la prise de certaines décisions.
L’introduction d’un poste administratif dans toute entreprise n’est pas une simple formalité. Ce rôle est crucial pour structurer l’opérationnel. En effet, l’assistant administratif et comptable est en charge de la gestion de la réception, de la facturation, de la tenue des comptes ainsi que données clients et fournisseurs, mais également du suivi de la traçabilité et de la conformité, ainsi que de la gestion de la comptabilité de A à Z. À l’aide d’outils tels que les systèmes ERP, les tableurs et les logiciels administratifs et comptables, cet assistant devient un maillon sans lequel la chaîne de production de toute entreprise pourrait être compromise.
Pour la partie administrative, à partir du moment où l’assistant administratif et comptable arrive le matin jusqu’à la fin de sa journée, l’assistant doit jouer les équilibristes entre recevoir physiquement et téléphoniquement des clients ou des collaborateurs, mettre à jour des registres des membres, répondre aux demandes d’information, organiser la logistique des réunions (convocations, comptes rendus, réservation de salles), vérifier et le classer le courrier physique et électronique ainsi que tous les documents entrants.
En comptabilité, il s’occupe quotidiennement de saisir des factures fournisseurs, des diverses commandes, préparer les salaires, ainsi que les multiples paiements. Il prépare les pièces pour le suivi budgétaire, fait des rapprochements bancaires et transmet les indicateurs à son responsable.
Pour lier ou coordonner les deux premières parties, il assiste également aux séances de travail en groupe, assure un point rapide avec les responsables pour prioriser les tâches du jour et la planification nécessaires pour les périodes à venir et enfin, il gère la GED (gestion électronique de tous les documents).
L’assistant assure la fiabilité des informations et la fluidité des relations internes et externes. Grâce à son travail, les décisions du conseil d’administration s’appuient sur des données précises, les paiements et encaissements sont maîtrisés, et les démarches administratives (assurances, aides cantonales, assurances sociales le cas échéant) sont conduites dans les délais. Son rôle favorise également la confiance des membres et des partenaires financiers.
Par exemple, j’ai été recruté en tant que responsable administratif dans une jeune entreprise en pleine création. Dès le départ, j’ai démontré ma capacité à prendre en charge des missions clés pour la gestion de l’entreprise. Six mois après ma prise de fonction, la directrice m’a confié la rédaction de l’ensemble des processus liés à la gestion administrative, notamment ceux concernant la comptabilité (comptes généraux, facturation et gestion des salaires) sur le logiciel Crésus, ainsi que la mise en place d’une GED (Gestion Électronique de Documents).
Grâce à ma maîtrise des outils administratifs et à mes compétences en organisation, j’ai conçu une fiche permettant à mes collègues d’établir des rapports quotidiens sur leurs activités, favorisant ainsi un suivi précis et une meilleure gestion du temps de travail. J’ai également veillé à structurer et optimiser l’ensemble de ces processus dans le respect des délais fixés, en terminant le projet en septembre, bien avant la date limite.
Lors de la présentation de mon travail à la directrice, celle-ci a été satisfaite de la qualité de mes réalisations, soulignant notamment la conformité et la clarté des processus, ainsi que mon respect des échéances. Mon intervention a permis à l’entreprise de disposer d’outils administratifs efficaces, facilitant la gestion quotidienne et la prise de décision.
Un assistant administratif et comptable est directement rattaché au secrétariat général. En fonction de la taille de l’entreprise, sa mission est globalement d’assurer ses tâches quotidiennes, sous la supervision du responsable administratif ou du chef comptable, en garantissant avec rigueur, la conformité et les services à qui de droit.
Un bon assistant administratif et comptable doit être doté d’un certain nombre de compétences techniques. Ces compétences lui permettent de mener à bien ses multiples missions de gestion administrative (accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et aux mails, transmettre des informations aux interlocuteurs) ; d’organisation et coordination (gérer les agendas et planifier les réunions ou rendez-vous, organiser les déplacements professionnels, préparer les réunions) ; du suivi des opérations (suivre les commandes, devis et factures, assurer les lien avec les fournisseurs et prestataire, aider à la gestion des stocks) ; du support aux équipes (assister les équipes et départements dans leurs tâches quotidiennes, contribuer à la coordination entre services/départements, participer à l’amélioration des procédures administratives),
En dehors des compétences techniques, il doit aussi justifier des compétences dites opérationnelles ; à savoir : maitriser des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) usuels et jouir d’une bonne capacité rédactionnelle. Une expérience pratique en comptabilité et administration lui est souvent demandée, le nombre d’années dépendants de la structure de l’entreprise. Le savoir être du poste nécessite un bon relationnel, la discrétion, la capacité à gérer les priorités et le sens de l’organisation, et l’esprit d’équipe lui permettent de mieux gérer l’aspect multitâches.
Un assistant administratif et comptable est particulièrement adapté et efficient dans des PME qui ont une activité structurée mais pas encore suffisamment volumineuses pour justifier plusieurs postes spécialisés (RH, comptable, office manager, etc.) On peut citer des structures qui ont entre 10 et 50 employés (Sociétés de prestations de services) ; celles qui ont une activité régulière et prévisible (commerce de gros, contrats annuels) ; celles à comptabilité externalisée ou en phase de structuration dirigée par un profil opérationnel (bureaux d’études, BTP, cabinets techniques, coopératives, associations unions des producteurs).
Pour pérenniser leurs activités, l’adoption d’une structure administrative robuste n’est plus seulement une option, mais une nécessité.
Par ailleurs, des stages de réinsertion et des formations continues sont essentiels pour assurer la relève et maintenir le dynamisme dans les structures concernées. Les subventions pour l’emploi et les partenariats avec les communes facilitent l'embauche de du personnel ayant ces qualifications.
Pour aller plus loin, les experts recommandent de prioriser la digitalisation des processus et la standardisation des procédures.
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Crédit photo : Blue Planet Studio via iStock
Professionnel expérimenté, polyvalent et rigoureux. J'ai développé une expertise en gestion administrative et comptable tout au long d'un parcours varié, axé sur l'organisation, le détail et la précision. Je mets au service du poste d'assistant administratif et comptable ma capacité à prioriser l'administratif, ainsi que des connaissances en gestion de la comptabilité, de la saisie des écritures, à la clôture, réouverture pour garantir le fonctionnement fluide d'un département pluridisciplinaire.
